歓迎会・送別会に上司を誘う案内メールの例文
歓迎会や送別会の案内は、幹事が最初に取り組む仕事です。参加者が判断に迷わないよう、目的・日時・場所・会費・返信期限の5つを漏れなく書くことが基本になります。
まずは、状況別の「歓迎会・送別会の案内メールの例文」を確認しましょう。
新入社員の歓迎会に上司を誘う場合
歓迎会の案内では、誰を歓迎する会なのかを冒頭で明示します。目的がわかると、上司も出席の優先度を判断できます。
営業部の皆様
（佐藤課長）
お疲れ様です、田中です。
このたび営業部に配属となりました新入社員3名の歓迎会を、下記の通り開催いたします。
日時 4月18日（金）19時〜21時
場所 〇〇亭（〇〇駅 徒歩3分／電話 00-0000-0000）
会費 5,000円（新入社員は無料）
新入社員が部の皆様と早く打ち解けられる場にしたいと考えております。佐藤課長にもぜひご参加いただきたく存じます。
お手数ですが、4月11日（金）までに出欠をご返信ください。
何卒よろしくお願いいたします。
退職者の送別会に上司を誘う場合
送別会は、主役の在籍年数や功績に一言触れると案内が温かくなります。ただし長くなりすぎないよう注意しましょう。
営業部の皆様
（佐藤課長）
お疲れ様です、田中です。
このたび、3月末をもってご退職される高橋さんの送別会を下記の通り開催いたします。
日時 3月27日（金）19時〜21時
場所 〇〇（〇〇駅 徒歩5分／電話 00-0000-0000）
会費 6,000円
高橋さんは10年にわたり営業部を支えてくださいました。最後に皆様で感謝をお伝えできる場にできればと思っております。
佐藤課長にもぜひご出席いただき、一言頂戴できますと幸いです。
お手数ですが、3月20日（金）までに出欠をご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
異動される上司本人を送る場合
主役が上司本人の場合は、案内ではなく日程を打診する形から始めます。本人の都合が最優先だからです。
佐藤課長
お疲れ様です、田中です。
このたびのご栄転、誠におめでとうございます。
営業部一同、喜びとともに寂しさも感じております。
つきましては、部員一同で佐藤課長の送別会を開かせていただきたく存じます。
3月下旬で日程を調整したいと考えておりますが、佐藤課長のご都合のよい日を3つほどお知らせいただけますでしょうか。いただいた候補をもとに、部内で日程を確定いたします。
まずは日程のご相談まで。よろしくお願いいたします。
歓送迎会をまとめて開催する場合
歓迎と送別を同時に行う場合は、両方の主役の名前を必ず並記します。どちらか一方だけが目立たないよう配慮しましょう。
営業部の皆様
（佐藤課長）
お疲れ様です、田中です。
このたび、下記の通り歓送迎会を開催いたします。
【送別】高橋さん（3月末をもって退職）
【歓迎】鈴木さん（4月より営業部へ配属）
日時 4月10日（金）19時〜21時
場所 〇〇（〇〇駅 徒歩3分）
会費 5,000円
お世話になった方をお送りし、新しい仲間をお迎えする場です。佐藤課長にもぜひご参加いただければと存じます。
お手数ですが、4月3日（金）までに出欠をご返信ください。
何卒よろしくお願いいたします。
出欠の再確認をする場合
期限までに返信がない相手には、催促ではなく確認という形で送ります。相手を責める書き方は避けましょう。
佐藤課長
お疲れ様です、田中です。
先日ご案内いたしました歓迎会につきまして、お店への人数連絡の期限が近づいてまいりましたので、改めてご連絡いたしました。
日時 4月18日（金）19時〜
場所 〇〇亭
お忙しいところ恐れ入りますが、明日中に出欠をお知らせいただけますでしょうか。
ご予定が立ちにくい場合は、その旨お知らせいただければ調整いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
個人的にお誘いする場合の文面は、目上の人を食事に誘う言葉の例文をご確認ください。