【間違えやすい】記〜以上 の意味と使い方・例文

記〜以上 の意味と使い方・例文

「記〜以上」は、書類の中で伝達事項の詳細を箇条書きで列記するときの書き方です。
現在、企業・官庁などの書類はすべて横書きですが、近代以前の古文書の中でも、奉書紙に縦書きで書かれた文書の中に見受けられます。

縦書きのときは、前文の中に「左記の通り」・「左記の要領にて」といった文言をかならず入れます。この「左記」が、前文の後に記入する「記」(訓読みするときは「記す」)を指し示していることになります。

現代の横書き文書では、「左記」ではなく「下記の通り」または「下記の要領で」などとします。

前文の後に必要なら文責者名や日付け・部署名なども記入して、文書がいったん完結した形を整え、その下にやや行間を空けてから、行の中央に「記」と記し、また行間を空けて、必要事項を前文と同じ幅の箇条書きで列記します。そして、最終行の末尾に「以上」と書いて結びます。

注意
注意すべき点は、「記」を使う表現形式は、1枚の書類に中に「下記」の内容も含めた全文を書き込む場合に使うべき形式である点です。何ページにも及ぶ書類の場合は、通常、「以下の通り」といった文言を使って本文中に書き込みます。

また、内容によっては、「附記」・「付記」や「別紙」として、本文中に参照すべきことを明記しておきます。

「記・以上」の意味と読み方

公文書やビジネス書類などで「記」「以上」という表記を見かけることがあります。普段何気なく使っている「記・以上」ですが、これには大切な意味があります。

「記・以上」は「記書き」という

「記・以上」は「記書き(きかき)」といいます。公文書を始めとするさまざまな書類で使われるもので、記書きによって書類内の情報を、簡潔に見やすく表記することができます。

記書きはビジネス書類や、私的な文書などでも使うこともできますし、特に記書きを使ってはいけない内容などもありません。

「記・以上」は公文書では使用が決まっている

役所や国の機関などが発行する書類では、必要に応じて記書きを使うことが決められています。「記・以上」を使った記書きは、情報を簡潔にし、誰の目にも見やすくする工夫のひとつです。

特に公文書などは、誰にでもわかりやすく情報を提示することが求められているため、記書きの使用が必要とされています。

「記・以上」は情報の始まりと終わりの意味

「記・以上」にはそれぞれに意味があります。「記」は「これから必要な情報を提示します」という意味で、「以上」は「必要な情報はこれで終わりです」という意味です。

「記」には「かきつける・しるす」という意味があります。「記」と書いた後に、必要な情報が来るので、「これから伝えたいことをかきつけます」という意味で「記」と書きます。

「以上」には「範囲の終わり」という意味があり、「伝えたいことを伝える範囲はこれで終わりです」という意味です。

「記・以上」の使い方

「記・以上」は公文書やビジネス書類で使われますが、どのように使っても良いというわけではありません。

「記・以上」は厳密ではありませんが、おおよその使い方が決まっているので、どのようにして使うのが正しいのかを知っておく必要があります。

「記・以上」は1枚で終わる書面に使う

まず、「記・以上」は「1枚で終わる書類に使う」という決まりがあります。これは、複数枚に及ぶ書類や手紙では「記・以上」は使わない、ということです。

「記・以上」は情報を簡潔に伝えるための工夫です。しかし、簡潔に伝えるためには「記・以上」を使う以前に、1枚の用紙で伝えられる程度の情報量であることも大切です。

用紙が2枚以上になる場合は「記・以上」以外の工夫で、用件や情報を簡潔に伝える必要があります。

「記・以上」の文字サイズは問わない

特にパソコンで書類や手紙を作成する場合は、文字の大きさを指定することができます。しかし、「記・以上」の文字の大きさは特に決められてはいません。他の文章部分よりも、やや大きめだと見やすい、という程度です。

手書きをする場合も同様です。文章部分よりも少し文字が大きくなるような意識をする程度で問題ありません。

「記・以上」を書く位置は決まっている

「記・以上」は、文字のサイズは問いませんが、書き入れる位置は決められています。

注意

「記」は、相手に伝えたい内容を簡潔に書いた場所の1行上、縦書きであれば1行右です。行の真ん中に「記」と一文字だけ書きます。「以上」は、「記」で記した内容が終わった行の1つ下の行の右端、縦書きであれば1行左の行の下に書きます。

「記・以上」はセットで使う

「記・以上」はどちらかだけを使うということができません。

「記」を使うのであれば、最後は「以上」にする、最後に「以上」を使う場合は「記」で始める、と決まっています。

「記」を使って、「以上」を違う言葉に変える、などもできません。

そのため、書類や手紙を作成する場合で「記・以上」を使いたい内容がある場合は、それぞれに1行ずつ必要となるので、行数を確保しておかなくてはなりません。

「記・以上」の後は原則追記はしない

「記・以上」を使う書類や文書、手紙などは、「記・以上」を使う前の段階での挨拶文や説明文が入ります。この書面が何についてのもので、どういうことをこれから伝えるのか、という部分を書いた後に、「記・以上」が入るためです。

この「記・以上」は形式的に決められた形であり、「記・以上」の中に自分が伝えたいことを文章で追記したりすることはできません。書く必要があることは、「記・以上」の前に書くようにします。

注意
特に公文書では「記・以上」の後に追記をすることはできない、と決められているので、注意しましょう。私的な文書やビジネス書類などであれば、必要に応じて少し追記することは可能です。

メールでは「記・以上」は使わない

「記・以上」は基本的にはメール文では使いません。厳密に「メールでは使わない」と決まっているわけではありませんが、メール文では「記・以上」よりも、箇条書きなどが使われることが多いためです。

「メール文で使わない」というのは、パソコン作成の文章で使わないということではありません。

メールの文章内では使わない、という意味ですので、パソコンで作成した文書や書類で「記・以上」を使うことはできます。もちろん手書きでも同様です。

「記・以上」の例文

000001

平成30年5月1日
株式会社○○ 営業部ご担当者様

株式会社×× 田中義男

新商品発表会のご案内

拝啓
平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます。
この度弊社では大変ご好評をいただいております当社製品の○○を改良し、新商品として○△を販売することといたしました。

つきましては発売に先立ち、日頃よりご愛顧賜っておりますお得意様へ向けた発表会を開催したくお知らせをいたしました。

ご多用中、誠に恐縮ではございますがぜひお越しいただきたく、何卒お願い申し上げます。

・日時:平成30年6月5日(金) 午後1時~午後3時
・場所:東京○○ホテル5階 ××の間
・目的:新商品○△お披露目発表会

以上

【記〜以上の例文】

(前略)関係各位におかれましては、下記の要領で速やかに参加者リストを作成し、□□□までご提出いただけますようお願い申し上げます。

■参加者リストの記載項目
①氏名、部署名、役職名
(中略)

ご注意: 参加予定者に持病、勤務スケジュール、その他特記事項がある場合は、忘れずに書き添えてください。

以上