書類送付時「送付状」の内容と例文

書類送付時は「送付状」を添付する

ビジネスシーンでは、取引先やお客様・社内に宛てて書類を送付することがあります。書類を送付するときに、添えるのが「送付状」です。

送付状とは書類の概要を伝える手紙

送付状とは、送付する書類についての概要を記した手紙のことを指します。送付したのがどんな書類で、何枚あるのか、などが送付状の主な内容です。

送付状は相手に間違いなく書類を受け取ってもらうために必要なものです。どんな書類が何枚送られたのか、ということが伝われば、もしも内容の違う書類が届いたり、枚数が少なかったりしたときに、すぐに送付元へ問い合わせられます。

郵便・メール・ファックスいずれも送付状が必要

書類送付の方法には、郵送・メール添付・ファックス送信・持参などさまざまな方法があります。これらのどの方法で書類を送付したとしても、送付状は必ず必要です。

送付状には、相手に間違いなく書類を受け取ってもらうという目的の他にも、ビジネスマナーとしての役割があります。相手に書類だけを送るのは不躾な行為でもあるからです。

書類を送る方法にかかわらず、必ず送付状を添えるようにしましょう。

会社宛・個人宛・社内宛すべて送付状が必要

書類を送付する先は、取引先会社、お客様個人、社内社員とさまざまあります。いずれの送り先にも送付状は必要です。

社内宛の書類送付にも送付状が必要なのは、ビジネスマナーとして社内の人にも礼儀を持って接するべきという観点と、送付書類の内容や枚数を確認してもらうという目的のためです。

社内社員へ宛てた送付状は簡単なものでも構いません。しかし、自分の部下や同僚など目上でない人に宛てる場合でも、敬語を使い丁寧な文面にすることが望ましいとされています。
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送付状の内容と例文

送付状に書く内容は多くはありません。反対に多くのことを書きすぎると、肝心の書類確認の邪魔になることもあります。

挨拶文

送付状には簡単な挨拶文を書きます。

会社宛

拝啓
貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが下記の書類をお送りいたします。ご査収いただきますようお願い申し上げます。

個人宛

拝啓
平素より格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。○○様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
早速ではございますが下記の書類をお送りいたします。ご査収いただきますようお願い申し上げます。

社内宛

お疲れ様です、お忙しいところ失礼いたします。
早速ではございますが下記の書類をお送りいたします。ご査収いただきますようお願い申し上げます。

これらの挨拶文は定型文のようなものです。会社・個人・社内と宛先によってこのまま使うことができます。

ただし、社内宛の挨拶文については、会社によっての慣習があります。これまで自分に送られて来た書類送付の挨拶文を参考にすると良いでしょう。

送付物・添付物の内容と枚数

次に、送付する書類の内容と枚数を記載します。内容と枚数は、確認がしやすいように箇条書きとするのが通常です。

送付物・添付物の内容と枚数については、宛先によらず同じ書き方をします。

○○契約書 2枚
○○説明書 1部

以上

送付書類の内容と枚数も、挨拶文と同様に決まった書き方をします。「記」と書類の内容・枚数は中央に、「以上」は横書きで右端下に書くようにしてください。

送付物について伝えておきたいこと

送付書類について何か伝えておきたいことがあれば、送付状に書き添えることができます。ただし、書き添えるのはせいぜい1~2文ほどです。

「尚、ご不明点等ございましたら担当者(営業部タナカ)までお問い合わせください」

「(返信が必要な場合)尚、ご返信は○月○日までにお願いしたく存じます」

長い説明や解説を加えたい場合は、別途手紙やメールを作成しましょう。

差出人の名前と連絡先

最後は、差出人の名前・会社名。連絡先です。
ここに書く名前や連絡先は、書類を受け取った相手が問い合わせをすることも考慮して書くようにしましょう。

担当者が在籍している部署、名前、すぐに連絡がつく電話番号などが記載されていれば、先方の疑問を早急に解決することができます。

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送付状の例文

令和2年○月○日

株式会社○○商事
○○部
○○××様

拝啓
貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
早速ではございますが下記の書類をお送りいたします。ご査収いただきますようお願い申し上げます。

A書類 1枚
B冊子 1部

以上

尚、ご不明点等ございましたら、担当××までご連絡ください。何卒よろしくお願い申し上げます。

××物産株式会社
××部
××〇〇
連絡先:〇〇〇

送付状の書き方

送付状は簡単なものを

送付状は、あくまでも添えるものです。そのため簡単なものでなけれななりません。送付状の内容が込み入っていたり、文章量や情報量が多すぎると、相手は結局問い合わせをしなくてはならなくなります。

伝えなければならないことが多い場合は、別途電話やメールで連絡をするなどの工夫をしましょう。

また、相手が読みやすく、理解しやすいように書くという気持ちも大切です。複数の書類を送る場合は、書類に番号を振って相手が確認しやすいようにするのも良いかもしれません。

送付状は便せん1枚に収める

送付状は簡単なものでなければいけませんし、枚数は1枚だけです。A4用紙1枚だけに収めるようにしてください。

もしもA4用紙1枚に収まりきれない枚数の書類を送る場合は、ホチキスやクリップを使って書類をまとめた上で、書類に表紙を付けるなどの工夫をすると良いでしょう。

手書きの場合は一筆箋でも可

送付状はパソコンで作成しても、手書きで作成しても構いません。手書きの場合でも便箋1枚に書くことに変わりはありません。

送付する書類が少なく、簡単なもので、相手との関係も築けているのであれば、一筆箋を使っても良いでしょう。

ただし一筆箋はサイズが小さく紛失しやすいという欠点もあります。書類に送付状として一筆箋を使うのであれば、テープなどで止めて送るようにしてください。