【間違いやすい】ご査収の意味と使い方

ご査収の意味と使い方

「査収」とは、調べて受け取るという意味です。相手に送ったものを間違いなく受け取ってもらえるよう、添え状や送付通知状の中で使用します。

送るものが品物や書類などのほか、現金・有価証券などの場合にも使います。

ただし、「査収」はとても硬い漢語調の言葉です。実際には相手に対する丁寧な言葉遣いとして「ご査収」という用い方をしますが、その場合でも、通常はビジネス文書や公文書の上でしか使われません。

家族・友人・知人など親しい人への書簡やメールでは、普通はまず使う機会がないでしょう。

また、ビジネス関係の書簡・メールなどでも、一般の個人顧客や一般市民に対して送る場合には、やはりふさわしい用語ではありません。

そういう場合は、やわらかい言葉遣いが向いています。例えば、「中身をよく確かめてお受け取りください」などという言葉遣いに変えましょう。

「ご査収」の使用例

株式会社□□ 総務部総務一課 御中
○○課長様
日頃よりご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
先般承りました□□□□プロジェクトの企画書と御見積書を作成致しましたのでお届け致します。宜しくご査収の上、ご検討賜りますようお願い申し上げます。
なお、内容に不明な点や不備がございましたら、直ちに善処致しますので、何なりとお申し付けください。

平成23年7月7日
株式会社□□プランニング

ご査収を使えない場面

「ご査収」という言葉には「よく確かめて受け取る」という意味があるため、実際に「受け取るもの」がなければ使うことができません。手紙に同封・同梱したりメールに添付したりする資料等が必要です。

また、同封や添付するものは「よく確かめる必要があるもの」でなくては「ご査収」を使うことができません。

請求書や契約書、またはお金や品物など、よく確認をしてもらわないと、後にお互いが困ることになるものを確認してもらいたい時に使います。

「ご査収」の「査」には調べるという意味があります。この「査」には「調べる」「確かめる」という意味がありますが、同時に「納得する」「同意する」という意味も含まれているため、同封や添付したものの内容について「納得した上で受け取る」「同意した上で受け取る」とも言えるのです。

そのため何か異議がある場合は、できるだけ早めに申し出て修正や訂正を申し付けてください、というニュアンスも含んでいます。つまり「ただ見ておいて欲しいもの」に対しては「ご査収」は使わないということです。

事前に控えを渡している書類や、前回一緒に確認した内容などであれば「ご確認ください」「お納めください」などの言葉を添えます。「ご確認いただき、何かございましたらご連絡願います」などとしておくと、相手へこちら側の意図が伝わりやすいでしょう。

「ご査収」が相応しくない場面

同封や添付する書類があったとしても、場合によっては「ご査収」が相応しくないことがあります。それは、「同封・添付する書類が多い」または「確認する箇所が多い」という時です。

多くの書類や金品、確認が必要な箇所があるにも関わらず「ご査収ください」とだけ書かれていても、相手はどれのどこを査収すれば良いのかわかりません。使い方が誤っているというよりは、不親切という印象をもたれる可能性が高いでしょう。

そんな時は、手紙やメールの本文にどの書類のどの箇所について確認してほしいかを明確に記すか、追って電話などで連絡をして、相手の理解を確認しながら該当箇所を伝えるなどの工夫が必要です。

 

「ご確認いただきたい書類が複数ございますので、追って私よりご連絡いたします」などの言葉を付け加えておけば相手も安心することができます。

また、書類枚数自体は少ないが確認箇所が多いという場合には、付箋などを使い「ご確認いただきたい箇所に付箋を貼っております。お手数ですがご確認いただき、ご不明点などございましたらご連絡ください」などの伝え方が一般的です。

「ご査収」と「ご精査」の違い

「ご査収」ととても良く似た言葉に「ご精査」という言葉があります。この「ご精査」も「確認して受け取る」という意味ですが、「ご査収」とは若干ニュアンスが異なります。

「ご精査」には「しっかり調べてください」「詳しく調査してください」という意味があります。「ご査収」は「よく確かめて受け取ってください」という意味です。

まず「確認する」ということについては「ご査収」は「査」ですが、「ご精査」は「精査」ですので、「ご精査」の方が「よりよく、細かく調べる」という意味になります。

また、「ご査収」には「収」という「受け取ってください」を意味する言葉が入っていますが「ご精査」には入っていません。

つまり「ご精査」は「しっかりと細かく調べるだけ」で、受け取るところまでは要求していない言葉です。