備品の紛失・破損の始末書の例文
会社の備品を紛失または破損した場合、始末書の提出を求められることがあります。金銭的な損害だけでなく、情報漏洩の危険があるかどうかによって書くべき内容が変わります。
まずは、状況別の「紛失・破損の始末書の例文」を確認しましょう。
社用パソコン・スマートフォンを紛失した場合
情報機器の紛失は、備品の損害以上に情報漏洩のリスクをどう処置したかが重要です。発覚後にとった措置を時系列で記載しましょう。
始末書
令和8年8月6日
株式会社〇〇
代表取締役 佐藤一郎 殿
営業部 田中太郎 印
このたびは、貸与されておりました社用パソコンを紛失し、多大なご迷惑とご心配をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。
記
1．発生日時
令和8年8月3日 午後7時頃
2．経緯および原因
外出先からの帰社途中、〇〇線車内において、鞄ごと網棚に置き忘れました。降車時の確認を怠ったことが原因であり、私の不注意によるものです。
3．とった措置
・同日午後7時30分 鉄道会社へ遺失物届を提出
・同日午後7時45分 情報システム部へ連絡し、遠隔ロックを実施
・翌8月4日午前9時 警察署へ遺失物届を提出
4．情報漏洩の可能性
端末は暗号化およびパスワード保護がなされており、遠隔ロックも完了しております。現時点で情報流出の事実は確認されておりません。
5．再発防止策
社外へ端末を持ち出す際は、専用のストラップ付き鞄を使用し、降車時の所持品確認を徹底いたします。
深く反省しております。何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
以上
書類・データを紛失した場合
書類の紛失は、その書類に何が記載されていたかを具体的に書く必要があります。個人情報が含まれる場合は、その旨も明記します。
始末書
令和8年8月6日
株式会社〇〇
代表取締役 佐藤一郎 殿
営業部 田中太郎 印
このたびは、業務書類を紛失し、多大なご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。
記
1．発生日時
令和8年8月4日 午後3時頃
2．紛失した書類
〇〇社向け見積書の控え 1部
（取引先の担当者名および連絡先が記載されておりますが、個人情報の記載はございません）
3．経緯および原因
訪問先での打ち合わせ後、書類を鞄に戻さずテーブルに置いたまま退出したものと思われます。持ち物の確認を怠ったことが原因です。
4．とった措置
同日中に訪問先へ連絡し、店舗内の確認を依頼いたしましたが、発見には至っておりません。上長へは当日午後5時に報告済みでございます。
5．再発防止策
社外へ持ち出す書類は必要最小限とし、持ち出し記録簿への記入と、退出時の所持品確認を徹底いたします。
何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
以上
備品を破損した場合
破損は紛失と異なり被害の範囲がはっきりしています。損害額と、業務への影響を明記しましょう。
始末書
令和8年8月6日
株式会社〇〇
代表取締役 佐藤一郎 殿
総務部 田中太郎 印
このたびは、社内備品を破損させ、ご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。
記
1．発生日時
令和8年8月4日 午前11時頃
2．破損させた備品
会議室Aのプロジェクター 1台
3．経緯および原因
会議準備中、機器を運搬する際に台車を使用せず手で運んだところ、バランスを崩し落下させました。定められた運搬手順を守らなかったことが原因です。
4．影響
同日午後に予定されていた〇〇社との会議において、資料の投影ができず、印刷資料での対応となりました。
5．再発防止策
機器の運搬は必ず台車を使用し、単独での運搬は行わないことといたします。
何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
以上
現金・レジの過不足が生じた場合
金銭に関する始末書は、金額と時刻を正確に記載することが最も重要です。推測で書かず、確認できた事実のみを書きましょう。
始末書
令和8年8月6日
株式会社〇〇
店舗運営部長 佐藤一郎 殿
〇〇店 田中太郎 印
このたびは、レジ現金に不足を生じさせ、ご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。
記
1．発生日
令和8年8月4日 閉店後の精算時に判明
2．金額
不足額 金3,200円
3．経緯および原因
当日は来客が集中する時間帯があり、釣銭の受け渡しを急いだ場面がございました。防犯カメラの確認を行いましたが、原因の特定には至っておりません。私のレジ操作および現金管理の不徹底によるものと考えております。
4．とった措置
判明後ただちに店長へ報告し、当日の取引記録との照合を実施いたしました。
5．再発防止策
・釣銭は必ず声に出して確認しながらお渡しいたします
・繁忙時間帯の中間精算を1日2回実施いたします
何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
以上
紛失物が後日発見された場合
発見された場合も、報告書として改めて提出するのが望ましい対応です。経緯を明確にしておくことで、社内の記録が正確に残ります。
件名：紛失いたしました書類発見のご報告
佐藤部長
お疲れ様です、営業部の田中でございます。
8月4日付でご報告いたしました〇〇社向け見積書の控えにつきまして、本日、訪問先の〇〇社様よりご連絡をいただき、無事に回収いたしましたのでご報告申し上げます。
先方の会議室に保管されており、第三者の目に触れた形跡はないとのことでございます。
このたびは、私の不注意により多大なご心配をおかけいたしました。改めてお詫び申し上げます。
再発防止策につきましては、始末書に記載のとおり継続して徹底してまいります。
何卒よろしくお願い申し上げます。
遅刻・欠勤の場合は遅刻・無断欠勤の始末書の例文をご確認ください。