納期遅延のお詫びメールの例文
納期の遅れは、取引先の業務計画に直接影響します。そのため謝罪の言葉よりも、いつ納品できるかを明確に示すことが最優先になります。
まずは、状況別の「納期遅延のお詫びメールの例文」を確認しましょう。
遅延連絡で必ず書くこと
遅延の連絡では、新しい納期を具体的な日付で示すことが不可欠です。「できるだけ早く」「鋭意対応中」といった表現では、相手は自社の計画を立て直せません。
日付を確定できない場合でも、「いつまでに確定日をご連絡します」と示しましょう。
遅延が判明した時点で連絡する場合
最も望ましいのは、事前の連絡です。遅れる見込みと理由、新しい納期を簡潔に伝えます。
件名：【重要】ご注文商品の納期遅延に関するお詫びとご連絡
株式会社佐藤商事
購買部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
8月25日に納品を予定しておりました商品〇〇につきまして、納期が遅延する見込みとなりました。深くお詫び申し上げます。
【当初納期】8月25日（火）
【変更納期】8月28日（金）午前中
原因は、部材の一部において仕入先での生産遅れが発生したことによるものでございます。弊社の在庫管理および進捗確認が不十分であったことも要因と認識しております。
貴社の生産計画にご迷惑をおかけすることとなり、誠に申し訳ございません。
なお、一部の数量につきましては当初納期どおりの納品が可能でございます。分納をご希望でしたら、8月25日に100個、残りを8月28日にお届けすることも可能です。ご都合をお知らせいただけますでしょうか。
今後は仕入先への進捗確認を週次から日次に変更し、早期の把握に努めてまいります。
何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
納期を過ぎてしまった場合
すでに期日を過ぎている場合は、連絡が遅れたこと自体も併せてお詫びします。言い訳を重ねず、事実と対応を淡々と伝えましょう。
件名：【お詫び】納期超過に関するお詫びとご報告
株式会社佐藤商事
購買部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
8月20日を納期としておりました商品〇〇につきまして、本日時点で納品が完了しておりません。
事前のご連絡もできておらず、二重にご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
【納品予定】8月22日（金）午前中着
※本日中に出荷し、追跡番号をお知らせいたします
弊社内の工程管理に不備があり、遅延の把握が遅れました。弁解の余地はございません。
貴社の業務に支障が生じております場合は、遠慮なくお申し付けください。可能な限りの対応をいたします。
なお、本件に伴い発生いたしました費用がございましたら、弊社にて負担させていただきます。
今後このようなことのないよう、社内の管理体制を早急に見直してまいります。
誠に申し訳ございませんでした。
納期が未確定の場合
確定日を出せない場合は、いつまでに連絡するかを約束します。曖昧なまま放置するのが最も不安を与えます。
件名：【ご連絡】ご注文商品の納期に関する現況のご報告
株式会社佐藤商事
購買部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
8月25日納期の商品〇〇につきまして、現況をご報告申し上げます。
仕入先の工場において設備トラブルが発生し、現時点で復旧の見通しが立っておりません。そのため、確定した納期を申し上げることができない状況でございます。
大変心苦しいご報告となり、誠に申し訳ございません。
つきましては、下記の通り対応させていただきます。
1．8月22日（金）17時までに、確定納期を必ずご連絡いたします
・代替品での対応が可能かどうか、並行して検討しております
・他社からの調達についても手配を進めております
ご不安をおかけしておりますこと、重ねてお詫び申し上げます。
貴社側でご対応が必要な事項がございましたら、お知らせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
再度の遅延となる場合
一度遅延を伝えたうえで再び遅れる場合は、責任者名で連絡するなど、対応の重さを変える必要があります。担当者個人からの連絡では収まらない段階です。
件名：【重ねてのお詫び】納期再変更に関するお詫び
株式会社佐藤商事
購買部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産 営業部長の山田でございます。
先般ご連絡いたしました商品〇〇の変更納期につきまして、再度の遅延が生じる事態となりました。
たび重なるご迷惑をおかけいたしますこと、責任者として深くお詫び申し上げます。
【前回ご連絡した納期】8月28日（金）
【再変更後の納期】 9月2日（水）午前中
このたびの事態は、弊社の進捗管理体制そのものに問題があったものと認識しております。担当者個人の問題ではなく、部として責任を負うべきものでございます。
つきましては、来週前半に田中様のもとへ弊社担当者とともに直接お伺いし、経緯のご説明とお詫びを申し上げたく存じます。ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。
貴社に生じました損害につきましては、誠意をもって対応させていただく所存でございます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
納品完了後に改めてお詫びする場合
無事に納品できたあとも、改めて一報を入れることで関係の修復につながります。
件名：ご納品完了のご報告と改めてのお詫び
株式会社佐藤商事
購買部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
本日、商品〇〇のご納品が完了いたしましたことをご報告申し上げます。数量および品質に問題がないか、ご確認いただけますと幸いです。
このたびは納期遅延により、貴社の生産計画に多大なご迷惑をおかけいたしました。改めて深くお詫び申し上げます。
社内では本件を受け、仕入先の進捗確認を日次で行う体制へ変更いたしました。あわせて、複数の仕入先を確保する取り組みも進めております。
今後このようなことのないよう努めてまいりますので、変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
このたびは誠に申し訳ございませんでした。
発注側のミスによるお詫びは、発注ミス・数量間違いのお詫びメールの例文をご確認ください。