支払い遅延のお詫びメールの例文
支払いの遅れは、取引先の資金繰りに直接影響します。金銭に関わるため、入金予定日を明確に示し、その約束を必ず守ることが何より重要です。
まずは、状況別の「支払い遅延のお詫びメールの例文」を確認しましょう。
支払い遅延の連絡で必ず書くこと
記載すべきは3点です。遅延している金額・入金予定日・遅延の理由。このうち最も重要なのは入金予定日です。
「近日中に」「調整がつき次第」といった表現では、相手は自社の資金計画を立てられません。日付を明示できない場合は、いつまでに確定日を連絡するかを約束しましょう。
事務手続きの遅れによる場合
社内処理の遅れが原因の場合は、率直に事務的なミスであると伝えます。資金繰りの問題ではないと分かれば、相手の懸念は小さくなります。
件名：【お詫び】お支払い遅延に関するお詫びとご連絡
株式会社佐藤商事
経理部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
8月20日をお支払期日としておりました下記のご請求につきまして、本日時点でお振込みが完了しておりません。深くお詫び申し上げます。
【請求書番号】B-2001
【ご請求金額】550,000円
【本来の期日】8月20日（木）
【入金予定日】8月24日（月）午前中
原因は、弊社内における支払い承認手続きの遅れによるものでございます。担当者の確認漏れが重なり、期日までの処理が完了いたしませんでした。
貴社の資金計画にご迷惑をおかけいたしますこと、重ねてお詫び申し上げます。
今後は支払期日の5営業日前に承認手続きを完了させる運用へ変更し、再発を防止いたします。
誠に申し訳ございませんでした。
何卒よろしくお願い申し上げます。
請求書の不備が原因の場合
こちらの処理が滞った理由が請求書側にある場合も、まず遅延したことをお詫びしてから事実を伝えます。相手を責める書き方にならないよう注意しましょう。
件名：お支払いに関するご確認のお願い（請求書番号 B-2002）
株式会社佐藤商事
経理部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
8月20日期日のご請求につきまして、お支払いが遅れており申し訳ございません。
弊社にて処理を進めておりましたところ、請求書に記載の振込先口座名義と、これまでのご登録内容に相違がある旨、確認がとれない状況でございました。
つきましては、下記についてご確認いただけますでしょうか。
【請求書記載】〇〇銀行 〇〇支店 普通 0000000
【弊社登録】 △△銀行 △△支店 普通 1111111
正しい振込先をご教示いただき次第、当日中にお振込みいたします。
ご確認のお手間をおかけいたしますこと、恐縮に存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
資金繰りにより支払いが難しい場合
最も慎重を要する状況です。分割や期日延長のお願いを具体的に示し、曖昧にしないことが誠実な対応になります。
件名：お支払期日延長のお願い（請求書番号 B-2003）
株式会社佐藤商事
経理部長 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産 代表取締役の山本でございます。
8月20日期日のご請求550,000円につきまして、お支払いが遅延しておりますこと、深くお詫び申し上げます。
このたびは、主要取引先からの入金遅延が重なり、一時的に資金の手当てが困難な状況となっております。
大変厚かましいお願いではございますが、下記の通りお支払いをさせていただけないでしょうか。
1．9月10日 275,000円
・9月30日 275,000円
9月5日に入金予定がございますため、上記日程であれば確実にお支払いが可能でございます。
貴社に多大なご迷惑をおかけしておりますこと、経営者として重く受け止めております。ご承諾いただけます場合は、覚書を差し入れさせていただきます。
ご都合のよろしいときに、直接お伺いしてご説明申し上げたく存じます。
誠に申し訳ございません。
何卒ご検討賜りますようお願い申し上げます。
督促を受けてから返信する場合
催促をいただいてしまった場合は、連絡が遅れたことも併せてお詫びします。当日中の返信が原則です。
件名：Re: お支払いのご確認のお願い
株式会社佐藤商事
経理部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
このたびは、お支払いの遅延によりご催促をいただく事態となり、誠に申し訳ございません。事前にご連絡すべきところ、それも怠っておりました。重ねてお詫び申し上げます。
【請求書番号】B-2001
【ご請求金額】550,000円
【入金予定日】本日中に手続きを行い、明日8月24日午前中に着金いたします
社内の支払い処理に不備があり、承認が滞っておりました。弊社の管理体制の問題でございます。
着金の確認がとれましたら、改めてご連絡申し上げます。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
何卒よろしくお願い申し上げます。
入金完了を報告する場合
振込が完了したら、必ず報告の一報を入れます。相手が着金を確認する手間を減らす配慮になります。
件名：お振込み完了のご報告（請求書番号 B-2001）
株式会社佐藤商事
経理部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
先般ご連絡いたしましたお支払いにつきまして、本日午前中にお振込みが完了いたしましたのでご報告申し上げます。
【請求書番号】B-2001
【お振込金額】550,000円
【振込日】 8月24日
ご確認いただけますでしょうか。万一着金が確認できない場合は、お手数ですがご一報ください。
このたびは期日を過ぎてのお支払いとなり、多大なご迷惑をおかけいたしました。改めてお詫び申し上げます。
今後このようなことのないよう、社内体制を整えてまいります。
引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
請求金額の誤りについては、発注ミス・数量間違いのお詫びメールの例文をご確認ください。