お詫び訪問のアポイントを取るメールの例文
重大なミスやトラブルが発生した際、メールや電話だけでは収まらず、直接お詫びに伺うことがあります。この際のアポイント依頼は、相手の時間を頂戴するお願いであることを忘れないことが大切です。
まずは、状況別の「お詫び訪問のアポイントを取るメールの例文」を確認しましょう。
アポイント依頼で気をつけること
お詫びの訪問は、相手の都合を最優先にします。こちらから日時を指定するのではなく、候補をいくつか挙げたうえで相手に選んでいただく形が基本です。
また、誰が伺うのかを必ず明記します。担当者のみか、上長が同行するかによって、相手の受け止め方は大きく変わります。
担当者が単独で伺う場合
比較的軽微な案件では、担当者のみで伺います。用件と所要時間を明示すると、相手が予定を組みやすくなります。
件名：お詫びに伺いたく、ご都合のお伺い
株式会社佐藤商事
営業部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
このたびの納品数量の不足につきましては、多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
メールでのお詫びのみで済ませるべきではないと考えており、改めて直接お詫びを申し上げたく存じます。
つきましては、下記のいずれかでお時間を頂戴できませんでしょうか。30分程度で失礼させていただきます。
・8月26日（水）14時〜
・8月27日（木）10時〜
・8月28日（金）15時〜
上記でご都合が合わない場合は、田中様のご都合のよい日時をお知らせください。可能な限り合わせて調整いたします。
なお、ご訪問が不要とのご判断でしたら、遠慮なくお申し付けください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
上長が同行する場合
重大な案件では上長が同行します。同行者の役職と氏名を明記することで、会社として対応している姿勢が伝わります。
件名：お詫びのご訪問についてのお願い
株式会社佐藤商事
購買部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
このたびの納期遅延の件では、貴社の生産計画に重大な影響を及ぼす事態となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
本件は担当者個人の問題ではなく、弊社の管理体制の問題と認識しております。つきましては、弊社営業部長の山田とともに、直接お詫びに伺わせていただきたく存じます。
【伺う者】営業部長 山田次郎／営業部 鈴木一郎
【所要時間】1時間程度を想定しております
日程は下記を候補としております。
・9月2日（水）13時〜
・9月3日（木）10時〜
・9月4日（金）14時〜
田中様のご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか。上記以外でも調整いたします。
ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
経緯の説明資料を持参する場合
原因と再発防止策を文書で提出する場合は、事前にその旨を伝えておくと、相手も関係者を集めやすくなります。
件名：経緯のご説明とお詫びのご訪問について
株式会社佐藤商事
品質管理部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
先般ご報告いたしました製品不良の件につきまして、社内調査が完了いたしました。
つきましては、調査結果と再発防止策をまとめた報告書を持参のうえ、直接ご説明とお詫びを申し上げたく存じます。
【持参資料】不具合発生の経緯報告書／原因分析／再発防止計画書
【伺う者】品質保証部長 高橋／営業部 鈴木
【所要時間】1時間程度
貴社の関係部署の皆様にもご同席いただけますようでしたら、その旨お知らせください。必要部数を準備いたします。
日程は9月第1週で、田中様のご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。
訪問を断られた場合の返信
辞退された場合は、素直に引き下がり、代替の対応を示します。押し切ろうとすると、さらに関係を悪化させます。
件名：Re: お詫びのご訪問について
株式会社佐藤商事
購買部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
ご返信いただき、ありがとうございます。
ご訪問はご不要とのこと、承知いたしました。かえってお気遣いをおかけいたしまして、恐縮でございます。
つきましては、経緯と再発防止策をまとめた報告書を、本日中に書面にてお送りいたします。ご確認いただき、ご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。
このたびの件では多大なご迷惑をおかけいたしました。改めて深くお詫び申し上げます。
今後の取引におきまして、行動で信頼を回復してまいる所存でございます。
引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
訪問後にお礼を伝える場合
訪問した当日中に、時間を頂戴したことへのお礼を送ります。お詫びの言葉だけで終わらせないようにしましょう。
件名：本日はお時間を頂戴し、ありがとうございました
株式会社佐藤商事
購買部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
本日はご多用のところお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
このたびの件では多大なご迷惑をおかけしたにもかかわらず、今後の進め方についてまで建設的なご意見を賜り、深く感謝申し上げます。
ご指摘いただきました進捗共有の方法につきましては、社内で早急に検討し、来週中に具体案をご提示申し上げます。
いただいた信頼を裏切ることのないよう、社をあげて取り組んでまいります。
改めまして、このたびは誠に申し訳ございませんでした。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
訪問前のお詫びメールは、納期遅延のお詫びメールの例文をご確認ください。