発注ミス・数量間違いのお詫びメールの例文
発注や受注の誤りは、相手方の在庫や生産計画に直接影響します。そのためお詫びよりも先に、どう対応するかを示すことが求められます。
まずは、状況別の「発注ミスのお詫びメールの例文」を確認しましょう。
お詫びメールで守るべき順番
ミスの連絡では、書く順番が決まっています。お詫び → 事実 → 対応策 → 再発防止の順です。
原因の説明から入ると言い訳に見え、対応策が後回しになると相手は不安になります。相手が最も知りたいのは「これからどうなるのか」であることを忘れないようにしましょう。
発注数量を間違えた場合
数量の誤りは、正しい数量と誤った数量を並べて明記します。文章で説明するより、箇条書きのほうが誤解が生じません。
件名：【お詫び】発注数量の誤りについて（注文番号 A-12345）
株式会社佐藤商事
営業部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
このたびは、弊社の発注内容に誤りがございましたこと、心よりお詫び申し上げます。
【誤】商品〇〇 500個
【正】商品〇〇 50個
先ほどお送りいたしました注文書（注文番号 A-12345）につきまして、数量を誤って入力しておりました。
つきましては、大変恐縮ではございますが、正しい数量への変更をお願いできますでしょうか。すでに出荷手配に入られている場合は、その旨お知らせいただけますと幸いです。発生した費用につきましては、弊社にて負担いたします。
原因は、発注担当者による入力後の確認不足でございます。今後は発注書の発行前に、担当者以外の者による二重確認を実施いたします。
多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
誤った商品を発注した場合
品番違いは、正しい品番を明示したうえで、改めて正式な注文書を送ると伝えます。メール本文だけで訂正を済ませようとしないほうが確実です。
件名：【お詫び】発注品番の誤りとご訂正のお願い（注文番号 A-12346）
株式会社佐藤商事
営業部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
昨日お送りいたしました注文書につきまして、品番に誤りがございました。深くお詫び申し上げます。
【誤】品番 XY-100 20個
【正】品番 XY-1000 20個
大変恐縮ではございますが、上記の通りご訂正いただけますでしょうか。正式な訂正注文書を本日中に改めてお送りいたします。
なお、すでに XY-100 の出荷準備を進めていただいている場合は、至急お知らせください。弊社にて引き取らせていただきます。
このたびは弊社の確認不足によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
受注側で出荷数を間違えた場合
自社が納品側の場合は、不足分の到着予定日を必ず示します。いつ届くかがわからないことが、相手にとって最も困る状況です。
件名：【お詫び】ご注文数量に対する納品不足について
株式会社佐藤商事
購買部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
8月10日にご納品いたしました商品〇〇につきまして、ご注文数に対し30個の不足がございました。弊社の出荷ミスによるものでございます。誠に申し訳ございません。
【ご注文数】200個
【納品数】 170個
【不足数】 30個
不足分30個につきましては、本日中に発送し、明日8月14日午前中にお届けいたします。送料は弊社にて負担いたします。
貴社の在庫計画にご迷惑をおかけしていないか、大変懸念しております。もし業務に支障が生じております場合は、遠慮なくお申し付けください。可能な限りの対応をいたします。
原因は、出荷時の検品担当者による数量確認の漏れでございます。本日より、出荷前の検品を2名体制に変更いたしました。
このたびは誠に申し訳ございませんでした。
何卒よろしくお願い申し上げます。
請求金額を間違えた場合
金額の誤りは、過大請求か過少請求かで書き方が変わります。過大請求の場合は、返金または相殺の方法まで明記しましょう。
件名：【お詫び】ご請求金額の誤りとご訂正について（請求書番号 B-2001）
株式会社佐藤商事
経理部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
8月1日付でお送りいたしました請求書（番号 B-2001）につきまして、金額に誤りがございました。深くお詫び申し上げます。
【誤】ご請求金額 550,000円
【正】ご請求金額 495,000円
【差額】55,000円（過大請求）
単価の適用を誤ったことが原因でございます。
つきましては、訂正後の請求書を本日中に郵送にてお送りいたします。お手数ですが、先にお送りした請求書は破棄をお願いいたします。
すでにお支払い手続きを進めていただいている場合は、差額55,000円を翌月のご請求より差し引かせていただきます。ご返金をご希望の場合は、その旨お知らせください。
経理業務にご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
今後は請求書発行前に、上長による承認を必須といたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
ミスが判明した直後に第一報を入れる場合
詳細がまだ確定していない段階でも、わかった時点ですぐ連絡するほうが信頼を保てます。調べ終わってから報告しようとして遅れるのが最も悪い対応です。
件名：【至急・お詫び】ご注文内容に関する確認のお願い
株式会社佐藤商事
営業部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
取り急ぎご連絡申し上げます。
本日お送りいたしました注文書につきまして、弊社側で内容に誤りがある可能性が判明いたしました。現在、詳細を確認しております。
大変恐縮ではございますが、当該注文の処理を一旦お止めいただけますでしょうか。
本日16時までに、正確な内容をご連絡申し上げます。
急なご連絡となり、また確認が整わないうちのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
納期に関わるお詫びは納期遅延のお詫びメールの例文をご確認ください。