メール誤送信のお詫びの例文
メールの誤送信は、誰にでも起こりうるミスです。しかし内容によっては情報漏洩にあたるため、気づいた時点で速やかに、正確に対応することが求められます。
まずは、状況別の「メール誤送信のお詫びの例文」を確認しましょう。
誤送信に気づいたときの手順
対応の順番を誤ると被害が広がります。上長へ報告 → 誤送信先へ連絡 → 本来の宛先へ連絡の順で進めましょう。
自分だけで処理しようとして報告を後回しにするのが、最も避けるべき対応です。個人情報や機密情報が含まれる場合は、会社としての対応が必要になります。
宛先を間違えて送信した場合
無関係の相手に送ってしまった場合は、破棄を依頼するのが基本の対応です。丁寧に、しかし明確にお願いしましょう。
件名：【お詫び】誤送信メールの破棄のお願い
株式会社佐藤商事
田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
先ほど、本日10時32分に「〇〇のご案内」という件名のメールをお送りいたしましたが、こちらは弊社の操作誤りにより、誤って送信したものでございます。
田中様には全く関係のない内容であり、ご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。
大変お手数ではございますが、当該メールは開封されずに削除いただけますようお願い申し上げます。すでにご覧になられた場合も、内容の破棄をお願いいたします。
今後このようなことのないよう、送信前の宛先確認を徹底いたします。
このたびは誠に申し訳ございませんでした。
添付ファイルを間違えた場合
別の資料を添付してしまった場合は、その資料に何が記載されていたかを伝えるかどうかを上長と相談します。むやみに詳細を伝えると、かえって関心を持たれる場合があります。
件名：【お詫び】添付ファイル誤送付のお詫びと破棄のお願い
株式会社佐藤商事
営業部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
本日14時15分にお送りいたしましたメールにつきまして、添付しておりましたファイルが誤ったものでございました。
田中様にお送りすべき資料ではなく、弊社の内部資料を誤って添付しておりました。深くお詫び申し上げます。
大変恐縮ではございますが、当該ファイルは開かずに削除いただけますでしょうか。ダウンロードされている場合は、そちらもあわせて破棄をお願い申し上げます。
正しい資料は、本メールに添付しております。ご確認いただけますと幸いです。
弊社の確認不足により多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
今後は添付ファイルの内容を送信前に必ず開いて確認いたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
BCCとCCを間違えた場合
複数の宛先のメールアドレスが相互に見える状態で送ってしまった場合は、全員に個別にお詫びを送るのが原則です。一斉送信で謝罪すると、二重に迷惑をかけることになります。
件名：【お詫び】メールアドレス表示に関するお詫び
田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
本日11時に「〇〇セミナーのご案内」をお送りいたしましたが、本来BCCにてお送りすべきところ、誤ってCCにて送信いたしました。
そのため、他のご案内先の方々のメールアドレスが表示される状態となっておりました。田中様のメールアドレスも他の方に表示されており、多大なご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。
当該メールにつきましては、破棄いただけますようお願い申し上げます。
このたびの件は、弊社の重大な過失と認識しております。社内で経緯を確認のうえ、再発防止に努めてまいります。今後、一斉送信メールについては専用の配信システムを使用し、個別送信を徹底いたします。
誠に申し訳ございませんでした。
社内での報告を行う場合
上長への報告は、情報の内容と漏洩の範囲を最優先で伝えます。判断は上長が行うため、事実を漏れなく報告しましょう。
件名：【至急】メール誤送信発生のご報告
鈴木課長
お疲れ様です、田中でございます。
メール誤送信が発生いたしましたのでご報告いたします。
1．発生時刻
本日10時32分（気づいた時刻 10時45分）
2．誤送信先
株式会社〇〇 田中様（弊社取引先／本件とは無関係）
3．送信した内容
〇〇社向けお見積書（PDF）
※取引単価および担当者名の記載あり
※個人情報（住所・電話番号）の記載なし
4．現時点でとった措置
なし（ご指示を仰いだうえで対応いたします）
5．ご相談事項
誤送信先へのお詫びと破棄依頼を、本日中に私よりお送りしてよろしいでしょうか。
また、本来の送信先である〇〇社へのご報告の要否についてもご判断をお願いいたします。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
至急ご確認いただけますと幸いです。
本来の送信先へ改めて送る場合
遅れて正しい相手に送る際は、誤送信の事実に触れず、遅れたことのみお詫びするのが一般的です。社内の失態を取引先に説明する必要はありません。
件名：〇〇のお見積書送付の件
株式会社佐藤商事
営業部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の鈴木でございます。
お待たせいたしまして申し訳ございません。
ご依頼いただいておりましたお見積書をお送りいたします。
本日午前中にお送りする旨お伝えしておりましたが、弊社内の確認に時間を要し、ご連絡が遅れましたことをお詫び申し上げます。
ご不明な点がございましたら、遠慮なくお申し付けください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
その他のお詫び文書は、発注ミス・数量間違いのお詫びメールの例文をご確認ください。