【これは失礼?】謝罪メールの例文と書き方(お詫び状・謝罪文)

謝罪メールの例文と書き方(お詫び状・謝罪文)

謝罪メールは、書簡で送る詫び状や先方に持参して提出する謝罪文と同類のものです。

しかし、取引先に謝罪しなければならない状況は、謝罪する側にとっても相当に深刻な事態であり、当然、最終的には責任者が先方に出向いて直接謝罪しなければなりません。

謝罪メールは、あくまでも緊急に謝意を表明するためのものです。

いずれも後日、訪問や詫び状で、あるいは電話で、改めて謝罪しなければなりませんが、とりあえず謝罪メールが届くことは、メールを受け取った側にとって多少なりとも救いとなることでしょう。

謝罪メールのポイント

謝罪メールで相手にお詫びを伝える前にやらなければならないことがあります。

事前のポイント
①謝罪しなければならない事案が発生したら迅速に電話・訪問でお詫びをする
②電話や訪問でお詫びを伝えた後、もしくは電話が繋がらないというタイミングですぐに謝罪メールを作成する
③電話が繋がっていない場合は、謝罪メールを送った後に再度電話をする

次に、謝罪メールそのものについてのポイントです。

謝罪メールのポイント
①前文や季節の挨拶は入れない
②何についての謝罪かを明確に文字にする
③相手の気持ちを推し量った文章を書く
④言い訳は書かない

謝罪メールは時間と内容がどちらも的を射ていなければ意味がありません。

謝罪メール例文と注意点

ここからは、実際の場面に合わせた謝罪メールの例文と注意点をご紹介します。一口に謝罪と言っても、その内容はさまざまです。

大切なことは「どう書くか」よりも「何をつたえたいか」ですので、その点を意識して書くようにしてください。

ミス・不手際についての謝罪メール例文

ビジネスで、こちら側が何らかの不手際をおかしてしまった場合には、訪問・電話での直接謝罪が前提となります。その上で送る謝罪メールでは、訪問や電話で時間を取らせてしまったことについてのお詫びも添えるようにしましょう。

注意点
①本文はお詫びから始める
②何についての謝罪かを明確にする
③訪問や電話でも手間を取らせたことについての謝罪
④なぜ今回のことが起きたのかの原因
⑤今後同様のことが起きないための処置を明確にする
⑥今後についての一文

特に重要なのは②④⑤です。不手際の全貌が明らかになっていない場合でも、現時点で言えることは明確に伝えるように意識しましょう。

以下では「注文した商品と違う商品を発送してしまったことへの謝罪」を例に例文をご紹介します。

株式会社○○
○○部 ○○課御中
○○様

いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の○○でございます。

この度は弊社の不手際により、ご注文と異なる商品をお送りいたしましたこと深くお詫び申し上げます。
御社にはこれまで長くお取引をいただいているにもかかわらず、発送の時点で商品相違に気がつけず誠に申し訳ございません。

○○様へは本日10時頃お電話にてお詫び申し上げましたが、事の経緯と今後につきましてもお伝えしたく
度々ご面倒をおかけするかと存じますが、メールでもご連絡させていただくことにいたしました。
何度もご面倒をおかけする非礼をお許しください。

今回の商品相違につきましては、ご注文をお受けした担当者が手書きの伝票で「C」と書いたものを、
商品発送の担当者が「D」と読み違えたことが原因でございます。
初歩的な人員ミスにより、大変なご迷惑をおかけしてしまいました。

今回の不手際を機に、弊社では手書き伝票を廃止する方向で協議をする予定でございます。

当然のことではございますが、今回のようなご迷惑を二度とおかけしないよう確認を徹底して参りますので、
何卒今後ともよろしくお願い申し上げます。

この度は誠に申し訳ございませんでした。
心より深くお詫び申し上げます。

遅刻の謝罪メール

社会人として「遅刻」は絶対にあってはならないことです。しかし、交通機関事情や体調不良などによってやむを得ず遅刻をしてしまうこともあるかもしれません。

遅刻の謝罪は他の謝罪と同様に、まずは「電話」で行います。その後、対面での謝罪をしてその後やっと「謝罪メール」となることに注意しましょう。

遅刻の謝罪メールの注意点は以下の通りです。

注意点
①言い訳はしない
②理由は「自分がどうすれば防げたのか」ということと一緒に伝える
③今後同様の遅刻をしないための対策を伝える

今回は、電車事故により取引先との打ち合わせに遅刻をした、という例の例文をご紹介します。

株式会社○○
○○部 ○○課
○○様

いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の○○でございます。

本日はお約束の時間にお伺いすることができず、大変申し訳ございませんでした。
口頭でもお伝えした通り、電車事故によるものではありましたが、
私が余裕を持って行動していれば、○○様にご迷惑をおかけすることはありませんでした。

何があってもお約束の時間に伺えるよう、時間に余裕を持って行動するということは
社会人として当たり前のことであり、それができていなかったことに恥ずかしさしかなく、お詫びのしようもございません。

当然のことではありますが、今後同様のことがないよう御社に伺う際には特に時間に余裕を持って社を出るようにいたします。

今回は本当に申し訳ございませんでした。
気を引き締めて精進して参りますので、なにとぞ今後ともよろしくお願い申し上げます。

打ち合わせ中止の謝罪メール例文

取引先と打ち合わせの約束をしていたにもかかわらず、急なトラブルで中止とせざるを得ない、という状況でも謝罪メールを送ります。まずは中止とすることが分かり次第、先方へ電話で連絡し、その後追ってメールを送ると良いでしょう。

約束の日時が迫っている状況での急な変更は、電話で連絡をし、先方の担当者が不在の場合は必ず伝言を頼むようにしてください。

打ち合わせ中止の謝罪メールの注意点は以下の通りです。

注意点
①電話でも連絡しているということを伝える
②そのトラブルでなぜ中止にしなければならないのかを明確にする
③また改めて約束をさせて欲しいということを伝える

以下では、今日の14時に約束している打ち合わせを中止にしなくてはならない旨を例に例文をご紹介します。

株式会社○○
○○事業本部
○○様いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。先ほど御社××様へはお電話にてお伝えしたのですが、本日14時からの御社打ち合わせにお伺いできなくなりました。
お時間を割いていただいておりましたのに、大変申し訳ございません。本日12時頃、当社にてシステムトラブルが発生し、御社へお持ちするご請求書等が準備できないだけでなく、
○○様より前回ご要望をいただいておりました、新商品の詳細についてもご用意することができておりません。システム復旧は本日中と聞いておりますので、復旧次第○○様へご連絡をさせていただきます。
度々お時間をご用意いただくこととなり、大変恐縮ではございますが、また改めてご訪問日時をお約束させていただきたく存じます。○○様をはじめ、皆様にご迷惑をお掛けすることとなり誠に申し訳ございません。
取り急ぎメールにてお詫び申し上げます。