報告書の例文と書き方

報告書の例文と書き方

報告書には大変多くのものがあります。職務上で上司に提出しなければならない報告書は、枚挙に暇がありません。

中には、何年もかけて何冊もの分厚い冊子に編集するものもあれば、短期間で1冊のパンフレットに仕上げるものもあります。しかし、もっとも一般的なのは、A4のコピー用紙1枚にまとめる簡単なものでしょう。

報告書の具体的なサンプルとして、職種に関係なく多くの社員が一度は書かなければならない研修レポートを紹介しましょう。

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報告書の書き方

報告書はある程度決まったフォーマットで書かれます。そのため一度書き方を覚えてしまえば、その後も応用できることがほとんどです。

まずは基本的な報告書の書き方について知っておきましょう。

日付・宛名・名前を書く

まずは日付と宛名、自分の名前を書きます。

日付は用紙右上に和暦で書いてください。「2/5」などのように「/」で省略することはしません。「令和〇年〇月〇日」と正式に記載をします。

宛名は、用紙の左上に書きます。相手の所属と役職・名前を順に書いてください。社外の人へ向けた報告書の場合は「会社名」も含みます。

報告書作成者である自分の所属と名前は右下に書くようにしましょう。

報告書のタイトルを書く

用紙の真ん中に報告書のタイトルを書きます。

「〇〇についての報告書」「〇〇レポート」など、特に決まった形式はありません。

報告書本文

報告書本文は「以下についてご報告申し上げます」という文言から始まるのが通常です。

報告する事項の基本情報・内容・結果という順でまとめると内容がまとまりやすくなります。

報告書を書くときの注意点

報告書は、自由に書くことができる分、書き方を誤ると内容が込み合ってしまいます。内容がわかりにくいと、改めて口頭での補足や説明が必要となるので、以下の注意点を意識して書くようにしましょう。

所感は書かない

その報告書についての自分の所感や意見があっても、報告書には書きません。報告した内容について自分の所感を伝えたい場合は、別紙に記載して添付します。

事実だけを書く

報告書には事実のみを書きます。「もしこうだったらこうなった」や「ここはこうすべきだった」などの、仮定や反省は含みません。

誤字脱字に注意する

これは報告書に限ったことではありませんが、報告書の場合は特に誤字脱字に注意をしましょう。

報告書は作成者の前で読まれることばかりではありません。作成者がいないところで報告書に基づいた議論がなされることもあります。そのときに、誤字脱字があれば報告書の内容が理解できないかもしれません。

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