報告書の例文と書き方

報告書の例文と書き方

報告書には大変多くのものがあります。職務上で上司に提出しなければならない報告書は、枚挙に暇がありません。

中には、何年もかけて何冊もの分厚い冊子に編集するものもあれば、短期間で1冊のパンフレットに仕上げるものもあります。しかし、もっとも一般的なのは、A4のコピー用紙1枚にまとめる簡単なものでしょう。

頻繁に作成される報告書では、ボリュームのある文章は必要ありません。原則として箇条書きにし、各項目の記述は短文あるいはデータや名称の羅列とします。簡潔に分かりやすく書くことを心掛けてください。

報告書の具体的なサンプルとして、職種に関係なく多くの社員が一度は書かなければならない研修レポートを紹介しましょう。

報告書の書き方

報告書はある程度決まったフォーマットで書かれます。そのため一度書き方を覚えてしまえば、その後も応用できることがほとんどです。

まずは基本的な報告書の書き方について知っておきましょう。

日付・宛名・名前を書く

まずは日付と宛名、自分の名前を書きます。

日付は用紙右上に和暦で書いてください。「2/5」などのように「/」で省略することはしません。「令和〇年〇月〇日」と正式に記載をします。

この日付は基本的には提出日です。報告書作成日を書かなくてはいけない場合は「作成日:令和〇年〇月〇日」と書いておきましょう。

宛名は、用紙の左上に書きます。相手の所属と役職・名前を順に書いてください。社外の人へ向けた報告書の場合は「会社名」も含みます。

報告書作成者である自分の所属と名前は右下に書くようにしましょう。

報告書のタイトルを書く

用紙の真ん中に報告書のタイトルを書きます。

「〇〇についての報告書」「〇〇レポート」など、特に決まった形式はありません。

しかし、タイトルは簡潔で短いものの方が読みやすく、内容の認識もしやすくなります。

報告書本文

報告書本文は「以下についてご報告申し上げます」という文言から始まるのが通常です。

冒頭の文章以外は、基本的には箇条書きにします。これは読み手が内容と報告・結果を把握しやすくするための工夫です。

報告する事項の基本情報・内容・結果という順でまとめると内容がまとまりやすくなります。

報告書を書くときの注意点

報告書は、自由に書くことができる分、書き方を誤ると内容が込み合ってしまいます。内容がわかりにくいと、改めて口頭での補足や説明が必要となるので、以下の注意点を意識して書くようにしましょう。

所感は書かない

その報告書についての自分の所感や意見があっても、報告書には書きません。報告した内容について自分の所感を伝えたい場合は、別紙に記載して添付します。

また、問題提起や指摘などについても同様です。「〇〇についての問題点」などとタイトルを付けた別紙で伝えるようにしましょう。

事実だけを書く

報告書には事実のみを書きます。「もしこうだったらこうなった」や「ここはこうすべきだった」などの、仮定や反省は含みません。

あくまでも事実と結果だけを相手に伝えることを目的として作成するようにしてください。

誤字脱字に注意する

これは報告書に限ったことではありませんが、報告書の場合は特に誤字脱字に注意をしましょう。

報告書は作成者の前で読まれることばかりではありません。作成者がいないところで報告書に基づいた議論がなされることもあります。そのときに、誤字脱字があれば報告書の内容が理解できないかもしれません。

また、誤字脱字の内容によっては報告内容が変わってしまうこともあります。報告書を書き終えたら、一度声に出して読み最終的なチェックをするようにしましょう。

【研修報告書例文】

平成24年10月15日

販売促進部
販促企画課 井上課長

販売促進部 販促企画課
安田花子

研修レポート

以下の研修を修了致しましたので、ご報告申し上げます。

《研修名》 マーケティング研修・基本編
《主 催》 財団法人マーケティング研究機構
《実施日》 平成24年10月14日
《テーマ》 マーケティングのベーススキル
《目 的》 マーケティングのベーススキル向上

《内 容》
(1)マーケティング理論チャートとグラフを多用したマーケティング理論の講義。
(2)ケーススタディとグループディスカッション 他社の実例をケーススタディ。さらに、グループディスカッションで理解を深める。

《成 果》
●マーケティングの専門知識がレベルアップした。
●ケーススタディでマーケティングの実務を具体的に知ることができた。
●グループディスカッションでマーケティングの理解を深めるとともに、様々な見解があることを知った。
●マーケティングに対する関心が増大した。

以上