【目上へ】メールの書き方と「書き出し」「締め」の例文

目上へのメールの書き方

社会人になると毎日何らかのメールを作成することになります。
しかし「目上の人へ向けたメールの書き方に自信が持てない」という人は意外と多いようです。

今回は「目上の人へ向けたメールの書き方」について解説します。

宛名

ビジネスシーンで作成するメールの宛名は、基本的には「名前+さん」または「名前+役職」です。相手に役職がついているのであれば「佐藤部長」など、「名前+役職」を使います。

役職がついていない目上の人の場合、「名前+さん」を使うので「佐藤さん」などとなりますが、さん付けをするのに気が引ける場合は「佐藤様」と、「様」を使っても良いでしょう。
ただし、相手が社内の人なら「様」を少し大げさに感じる人もいるかもしれません。

役職の後に様はつけない

「名前+役職」で宛名を書くとき、「様」は使わないこともきちんと覚えておきましょう。役職は敬称の役割を含んでいます。そのため「佐藤部長様」とすると「佐藤様様」と言っているのと同じです。

社外の人は「役職+名前+様」

メールを送る相手が社外の人の場合は「役職+名前+様」とします。役職と様を一緒に使いますが、その順番に注意が必要です。

〇 株式会社田中物産 営業部長 鈴木様

× 株式会社田中物産 鈴木営業部長様

複数の人へ送る場合は「各位」

1通のメールを複数(目安は4名以上)の人へ宛てる場合は「各位」を使います。「各位」とは、「それぞれの地位」という意味で、複数の相手の地位すべてに敬意を表す言葉です。

「各位」とだけ書いても良いですし、「宛先各位」と書いても問題ありません。ただし「各位」は「〇〇様」「〇〇課長」などとは併用ができません。「各位」「宛先各位」と書く場合はそれだけで宛名とします。

複数の目上の人へ送る場合は「役職順」

メールの宛先が複数人数で、「各位」を使うほどの人数でない場合(2名~4名ほど)は、個人の名前を宛名にします。この場合、宛名に入る人々を役職順にならべなくてはいけません。

〇 佐藤部長、田中課長、鈴木係長、高橋さん

× 田中課長、高橋さん、鈴木係長、佐藤部長

役職が同位の場合は、年齢や勤続年数などを元に順番を決める、というビジネスマンもいます。しかし役職がなければ、宛名の順序にはそこまで注目されず、厳密な順序でなくても良いかもしれません。

目上の人へのメールの書き出し挨拶

目上の人であっても、メールの書き出しに決まりはありません。一般的なビジネスメールと同様に「お疲れ様です」などの挨拶から始めると良いでしょう。

田中部長
お疲れ様です、鈴木です

佐藤課長
お疲れ様です、鈴木です

久しぶりに連絡をする場合

メールを送る相手の目上の人と、久しぶりに連絡をとるのであれば「お久しぶりです」や「ご無沙汰いたしております」などが使えます。

佐藤様
お久しぶりです、田中商事の山本です

株式会社山本商事 田中様
ご無沙汰をいたしております、佐藤物産の鈴木でございます

初めて連絡をする場合

これまで相手と面識がなく、他者の紹介などで初めて連絡をする場合は「初めまして」または「初めてご連絡いたします」などが使えます。

佐藤様
初めまして、田中商事の山本と申します

株式会社山本商事 田中様
初めてご連絡いたします、私は佐藤物産の鈴木と申します

目上の人へのメールの終わり方・締め

メールも口頭や手紙と同じで、最後は締めて終わります。メールの締めで多いのは「それではよろしくお願いいたします」や、「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます」などでしょう。

相手が目上の人であっても、締め文に大きな変化はありません。

以上です。お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします

それではご確認のほど、よろしくお願い申し上げます

また追って詳細についてご連絡いたします。引き続きよろしくお願いいたします

締め文は、形式的な意味合いが強い部分で、文言自体に注目されることはさほどありません。しかし、誰に対しても、どんな内容についても同じように「よろしくお願いいたします」だけでは、何となく書いているという印象を持たれやすくなります。

例文のように「お忙しいところ恐れ入りますが」や「ご確認のほど」など、状況に合った一言を付け加えると良いでしょう。

目上の人からのメールへの返信

最後は、目上の人から届いたメールに返信をする場合です。目上の人からのメールであっても、通常のメール返信と同様に返信メールを作成します。

宛名や書き出しは新規作成時と同じ

返信メールであっても、宛名はきちんと書きます。この場合でも、宛名の書き方に変わりはありません。書き出しの文章も、基本的には「お疲れ様です」「お世話になっております」など、特に返信メールだからと言って変わりはありません。

ただし、挨拶の後には「ご連絡をいただきありがとうございます」など、メールを送ってくださったことへの感謝を示す一文があると印象が良いでしょう。

メールの内容に対して返事をする

目上の人から届いたメールに返信をする場合の多くは、メールの内容に対する回答が必要です。回答はできるだけ簡潔で、それでいて失礼でない文章で書く必要があります。

田中部長

お疲れ様です、佐藤です。
〇〇の件でご連絡をいただき、ありがとうございます。

内容について承知いたしました。

ご指示をいただいた通り、A社ご担当者様へ明日の10時にお越しくださるよう連絡をいたします。
先方と正式にお約束ができましたら、改めてご連絡をいたします。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

この例文から「田中部長から、A社の担当者を明日の10時に呼んで欲しい」と希望されたことがわかるでしょう。返信メールに書いた「回答」は「内容について承知いたしました」というところだけで、後の文章は、これからの動きについての報告です。

できるだけ短い言葉で、不要な言葉を省くように意識すると、読みやすいメールが作成できます。