「契約解除」を伝えるメール例文！書き方と注意点も解説

「契約解除」を伝えるメール・書面例文

ビジネスシーンや日常生活で、何かしらの「契約」をすることは多くあります。通常は、契約期間が決まっていて、期間を満了することが前提です。

しかし、片方に何らかの事情が発生したり、相手方の違反などによって契約の解除をすることがあります。

まず、以下では「契約解除をする際のメール例文」を3つご紹介します。

取引先・顧客との契約解除を申し出るメール例文

利用中のサービスの契約解除を申し出るメール例文

先方の契約違反により契約解除を申し出るメール例文

問い合わせメールの例文2パターンと書き方のコツ！回答メールの例文も合わせて掲載

契約解除の文書・メールの書き方と注意点

先の例文では、基本的な契約解除のメール例文をご紹介しました。

次に、実際に契約解除の文書やメールを作成する際の書き方と、その注意点について解説します。

【文書】日付・宛名は適所に記載する

まずは、文書で「契約解除」を伝える場合です。

契約解除の文書を作成する場合は、他の文書と同様に「日付・宛名・差出人名」を記載します。

• 日付：用紙の向かって右上に和暦で記載（発送日または手渡し日）
• 宛名：用紙の向かって右上（日付の1行下）に記載（相手の会社名・担当者名）
• 差出人：用紙の向かって左上（宛名の1行下）に記載（必要に応じて会社名等）

メールの場合は、本文の先頭に相手の会社名と名前を記載するのみです。

【文書・メール】表題は「今後のお取引について」などが一般的

ここからは文書・メールに共通します。

文書・メールともに表題（タイトル）が必要です。この表題は一目みて、何についての用件であるか判断できることが大切です。

• 〇〇の契約について
• 〇〇の契約解除について

このように、具体的な契約名やサービス名を入れると良いでしょう。

【文書・メール】契約解除の意思は明確に伝える

次は本文です。例文のように「いつもお世話になっております」などの挨拶を入れた後、契約解除の意思があることをきちんと明確に伝える一文を入れます。

なぜなら、この部分が伝わっていないと、こちらの言いたいことが正確に伝わらない可能性が出てきます。

【文書・メール】理由は事実・詳細でなくても良い

契約解除の理由については、詳細に伝えたければ書いても良いですし、理由はともかく契約解除の意思だけを伝えたい場合は詳しく書かなくても問題ありません。

しかし、まったく理由を述べずに契約を解除したいと伝えても、先方は受け入れの判断が難しいでしょう。詳しく伝えたくない場合は、以下のような一文が良いかもしれません。

• 諸般の事情により
• 当方の都合により
• 社内検討の結果

【文書・メール】必要な事務処理についてのお願い

契約解除の申し出をした後には、必要な事務処理について触れておきます。

たとえば、契約解除の書面提出が必要であったり、サービスを受けている備品の回収などが発生するかもしれません。

「詳細について連絡をしてほしい」という一文を入れておくと、先方も対応がしやすくなるでしょう。

【文書・メール】先方の今後を祈る一文

最後は、これまでのお礼や先方の今後の繁栄や成功を祈る一文を入れて終わります。

• またご縁がありましたら、その際はよろしくお願い申し上げます
• 貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます
• また機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします

メールの宛先の書き方！複数名・各位の使い方は？