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メールの宛先の書き方
ビジネスシーンでは「メール」を送る機会が頻繁にあります。しかし、新社会人の方にとってはあまりなじみがないかもしれません。
以下では、新社会人の方が特に迷いやすい「メールの宛先」について解説します。
メールの宛先の基本
まず、メールの「宛先」にある3つの宛先機能について解説します。この3つは宛先の基本ですので、しっかりと把握しておきましょう。この3つの認識を誤ると、思わぬ事故につながることがあります。
「To」はメールを宛てる人
まず「To」とは、単純にメールの宛先です。自分から「Aさん」という人にメールを送りたいのであれば、Toの部分にはAさんの名前やメールアドレスが入ります。
また、Aさん・Bさん・Cさんの3名に宛てたメールであれば、宛先には「Aさん・Bさん・Cさん」の名前やメールアドレスが入ります。
複数人に宛てたメールの宛先の順番等については後述しますので、参考にしてください。
「cc」はメールを閲覧してほしい人
次に「cc」とは、そのメールを第三者として閲覧しておいて欲しい人、またはそのメールの存在を知っておいて欲しい人、の名前やアドレスを入れる箇所です。
さらに「cc」に入れた宛先は、「To」の入れた宛先の人も把握することができます。
また、Bさんがそのメールを読めることをAさんも把握できます。
「Bcc」は閲覧を公にしたくない人
最後に「Bcc」は、特定の人にそのメールを閲覧して欲しいけれど、その特定の人が閲覧していることをTOやccに入れた人たちには知られたくない場合に使います。
たとえば「To」にAさん、「cc」にBさん、「Bcc」にCさんを入れたとします。このメールはAさんに宛てられていて、そのメールをBさんにも閲覧して欲しい、そしてAさんとBさんに知られることなくCさんにも閲覧してほしい、という状況です。
【社内】部署名・名前・役職
To・cc・Bccに、適宜宛先を入れたら、次はメール本文の最初に書く「宛名」です。メールの最初には、手紙の「〇〇さんへ」にあたる宛名を書くのが一般的です。
メールを社内の人へ送る場合は、基本的には「部署名・名前・役職」の順番で宛名を書きます。
- 営業部 佐藤部長
- 経理部 佐藤課長
- 総務部 佐藤さん
- 商品企画部 佐藤さん
相手に役職がない場合は、例のように「さん」を付けます。また、相手の役職に関わらずビジネスメールで「～さんへ」という表現は使いません。
【社外】会社名・部署名・役職・名前
次に、社外の人へ送るメールの宛先について解説します。社外の人へ宛てる場合は「会社名」が必要です。また、社内メールとは「名前・役職」の順番が変わることにも注意しましょう。
- 株式会社佐藤商事 営業部課長 佐藤様
- 有限会社佐藤 経理課 佐藤様
- 佐藤株式会社 代表取締役社長 佐藤一郎様
社外の人へ宛てるメールであっても、基本的には「名字＋様」の形です。ただし、相手が社長など取引先としてフルネームを知らないとは言いにくい相手の場合は「フルネーム＋様」を使います。
【社内・社外】社名・役職に「様」はつけない
社内・社外を問わず、役職には「様」はつけません。これは「様」という文字自体が敬称の役割をしているためです。社長様、課長様などはいずれも間違いですし、「役職に様を付けない」というルールに例外はありません。
【社内・社外】複数（少人数）に宛てる場合は役職順にアドレスを入れる
ビジネスシーンでは「少人数の宛先は役職順に並べる」という暗黙のルールがあります。たとえば、部長・課長・専務、という役職がついた3人へ宛てるのであれば順番は以下の通りです。
- 佐藤専務・田中部長・佐々木課長
この宛先の中に、役職を持たない人がいる場合は役職付きの宛名の後に付け加えます。
メール本文の最初も同じ順番で書きます。
- 佐藤専務、田中部長、佐々木課長、高橋さん
ただし、これは宛先が最大でも4名くらいまでです。それ以上の人数へ宛てる場合は別の表現を使います。詳しくは次の章で解説します。
メールの宛先の注意点
メールの宛先の書き方は、時と場合によって変わります。以下に主な3つのパターンをご紹介します。
Toの人数が多い場合は「各位」を使う
まず、Toに入れたい人数が多い場合、つまり多数の人（目安は4～5名以上）へ宛てたい場合です。この場合は「各位（かくい）」という言葉を使います。
「各位」とは、宛名となるそれぞれの人を敬う表現です。本文の頭に「各位」と書けば、そのメールの宛名にアドレスが入っているすべての人を敬いながら指すことができます。
- 各位
- 宛先各位
- 〇〇部各位
- 関係者各位
- 担当者各位
Toの人数が多い社外メールでは「〇〇御中」を使う
メールが社外宛のもので、Toに入れる人数が多い場合は「御中（おんちゅう）」を使います。御中とは、団体に向けた敬称です。
- 株式会社佐藤商事 人事部 御中
この「御中」は「様」と同じ役割をします。そのため「御中様」とはいいません。
また、個人名に御中を付けることもできません。「御中」が使えるのは「社名」「部署名」など何らかの団体のみであることに注意しましょう。
