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問い合わせメールの例文
仕事やプライベートで、取引先や企業へ「問い合わせ」をしたい場面があります。
しかし、口頭なら上手く質問できるけれど、メールになるとどう書けば伝わりやすく、失礼でないかがわからないという人は多いようです。問い合わせの回答についても同じでしょう。
まずは、問い合わせメールの例文をご紹介します。
①質問をしたい場合
自分が相手へ問い合わせをしたい場合のメール例文です。
取引先へ問い合わせメールを送る場合
佐藤商事 営業部 田中様
いつも大変お世話になっております。
山本物産の山本でございます。
本日は貴社のA商品についてお伺いしたいことがあり、ご連絡いたしました。
お伺いしたいのは以下の2点です。
1 A商品の産地は〇〇県、と伺っておりますが、素材についてもすべて国産なのでしょうか
2 もしも海外の素材を使われている場合、その採取国と含有率をご教示いただくことはできますでしょうか
以上です。
弊社内でA商品の取り扱いについて検討させていただく中で、産地だけでなく素材の採取地についても気になるという声が多く、失礼ながらお伺いさせていただきました。
ご回答は3月10日（火）までに、このメールへご返信いただけますと幸いです。
貴社にてご回答いただける範囲で構いませんので、何卒ご回答のほどお願い申し上げます。
株式会社山本物産
山本一郎
②質問への回答をする場合
株式会社山本物産 営業部 山本様
いつも大変お世話になっております。
佐藤商事の田中でございます。
この度は、弊社A商品についてお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。早速、回答をさせていただきます。
1 A商品の産地は〇〇県、と伺っておりますが、素材についてもすべて国産なのでしょうか
→はい、素材まで含めてすべて国産でございます。ほとんどの素材は、産地と同じ〇〇県にて採取しておりますが、一部（約2％）日本国内の他県にて採取しているものもございます。
ただし、〇〇県以外で採取された素材につきましても、公的機関の認可を取得したものであり、安心してご提供できると自信を持っております。
（〇〇県以外で採取された素材につきましては、弊社の取り決めにより公表はいたしておりません。大変申し訳ございませんがご容赦願います。）
2 もしも海外の素材を使われている場合、その採取国と含有率をご教示いただくことはできますでしょうか
→A商品にかかわる素材のすべては国産でございます。海外にて採取された素材はございませんので、ご安心ください。
以上でございます。
A商品にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。
A商品は、弊社が自信を持ってご提案する商品です。ぜひお一人でも多くの貴社社員様にお試しいただきたいと願っております。
また、何か気になる点などがございましたらいつでもお問合せください。
メールでもお電話でも結構でございます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
お問合せいただき、ありがとうございました。
株式会社佐藤商事
田中二郎
問い合わせメールの作り方
ここからは、問い合わせメールの作り方について解説します。取引先への問い合わせメールも、企業の問い合わせフォームへの入力も、基本的には同じです。
以下の3つの要点をおさえるよう意識しましょう。
①質問内容を明確にする
もっとも大切なことは「何についてどんなことを知りたいのか」を明確にする、ということです。
口頭での会話と違い、メールなどの文章では「相手が読み取って、理解すること」が大変重要となります。口頭のように、相手の反応を見ながら補足することができないためです。
例文のように、質問内容を箇条書きにすると伝わりやすいでしょう。同時に、注意したいのは「箇条書きが長くなりすぎないこと」です。
②自分がどのように解釈しているかを伝える
次に「問い合わせメールを書いている時点で、自分がどのように解釈しているか」を伝えます。
この部分が書かれていないと、回答する側はどこから説明すれば良いか迷いやすく、結果として詳細すぎる回答をしなくてはならないからです。
詳細すぎるメールは読みにくいだけでなく、自分が本当に知りたい回答が埋もれやすいという欠点もあります。もちろん、先方に不要な気遣いや労力を求めることにもなるでしょう。
③回答方法・回答期限について希望する
最後は「どのような形で回答を希望するか」「いつまでに回答が欲しいのか」を書きます。
回答方法は、メールに返信してほしいのか、電話での口頭の返事をしてほしいのかを明確にしましょう。
メールでの返信を希望する場合も「このメールに返信」「宛先に〇〇さんを入れて返信」など、希望があれば伝えておく必要があります。
回答メールの作り方
次に、問い合わせに答える「回答メール」の作り方について解説します。回答メールにも、必要な3つの要素があります。
質問へのお礼
問い合わせをしてくださった相手が、企業でも個人のお客様でも、まずはお礼を伝えます。問い合わせをしてくれた、ということは自社の商品やサービスに興味を持ってくれている、ということだからです。
お礼のフレーズは例文で用いたもののほかにも、以下のものがあります。
〇〇にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます
〇〇へのお問合せ、心より感謝申し上げます
〇〇についてご質問をいただき、大変うれしく存じます
②明確な回答
次に、問い合わせ内容についての回答とします。この回答の部分は、先方がもっとも注目している部分です。「伝わること」を最優先に考えるようにしましょう。
- 先方の問い合わせ内容を引用する
- はい・いいえ、など明確な言葉を使って言い切りの形で結論を記載する
- 回答に関連する補足事項は、結論の後に記載する
③今後の利用についてのお願い
最後は、今後の利用やお付き合いについてのお願いです。問い合わせメールの用件は、回答で終わってはいますが、最後に今後についてお願いをすると印象が良くなります。
例文では「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます」という、一般的なフレーズを用いていますが、その他のフレーズでも構いません。
今後とも何卒ご愛顧くださいますよう、お願い申し上げます
今後ともお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます
今後とも何卒お付き合いくださいますよう、お願い申し上げます
