【知らないと失礼】お礼メールの例文と書き方(お礼状)

お礼メールの例文と書き方(お礼状)

お礼メールは、取引先に対して速やかに、タイムリーに謝意を表すことができます。

例えば、若手の営業社員が新規の注文を受けてきたとき、上司としてはそのお礼を電話で取引先の担当者に伝えたいところですが、先方が会議中や不在で電話に出られない場合もあります。そのような場合、お礼メールはとても役に立ちます。

取引先からちょっとした贈り物があった場合や、便宜を受けた場合、いちいち書簡で礼状を送るのが大袈裟と思えるようなときにも便利です。

お礼メールのポイント

「お礼状(御礼状)」というと、仰々しい印象かもしれませんが、相手にちょっとしたお礼を伝える気持ちをメールや手紙などの「形」にすることはとても大切なことです。

口頭で「ありがとうございました」と伝えた後でも、改めてメールで「ありがとうございました」と伝えれば、相手に対して本当に感謝している気持ちが伝わります。

お礼メールを送る場面はたくさんありますが、それぞれの場面にあったポイントがあります。

面接のお礼メール

就活生や転職をする人が、企業の面接後に送るお礼メールでは以下のことがポイントになります。

ポイント
①面接をしてくれたことへのお礼
②面接を受けた自分の所感
③次回連絡を積極的に待っていることが伝わる一言
④相手の幸せを祈る文末

「ご多忙のなか面接をしていただき誠にありがとうございました」などのお礼を伝えることはもちろん、面接を受けて自分の気持ちがどのように一層前向きになったのか、ということも伝えると良い印象になります。

また、合格の連絡や次のステップに進むための連絡を待っているという文章も忘れずにつけておきましょう。

このときに、ただ待っているだけではなく、たとえば「業界の勉強をしながら待っている」など、待つ時間も前向きに過ごしていることを伝えるとさらに良い印象です。

面接のお礼メールには、基本的に文頭・文末の挨拶は必要ありません。しかし、社会人のマナーとして、文末では「貴社の益々のご発展、ならびに○○様のご多幸をお祈りしております」などの一文をつけておきましょう。

【これは失礼?】面接のお礼メールの例文(お礼状)

上司へのお礼メール

ビジネスシーンでもお礼メールは頻繁に送られています。すぐにお礼を口頭で伝えることができる上司が相手であっても、敢えてメールでお礼を伝える、ということもあるかもしれません。

上司へのお礼メールのポイントは以下の通りです。

ポイント
①お礼の内容は具体的に書く
②上司の行いによって自分がどう感じたか、どうなったか
③今後についての挨拶

今回は「取引先に同行して、フォローをしてくれた上司へのお礼」を例に例文をご紹介します。

○○課長

お疲れ様です。
○○課の○○です。

本日は○○社への商談にご同行いただき、ありがとうございました。
課長にフォローをしていただいたことで、無事契約へとたどり着くことができました。

○○社ご担当者様からのご指摘はごもっともなことばかりでしたが、勉強不足の私だけでは到底太刀打ちできなかったと思います。
課長に助けていただき本当にありがたかったことはもちろんですが、何より課長が先方の懸念を的確に払拭されていたことが私にとって大変勉強になりました。

今回課長に助けていただいた経験を生かして、今後は自分一人でも顧客に安心して契約してもらえるように勉強して参ります。
また、何かとご相談させていただくかと思いますが、何卒ご教示ください。

本当にありがとうございました、今後ともよろしくお願いいたします。

社外へのお礼メール

ビジネスシーンで頻繁に目にするのが「社外の人へ向けたお礼メール」です。食事会に招待してもらったお礼や参加してくれたお礼、打ち合わせの時間を作ってくれたお礼、訪問をしてくれた人へのお礼、訪問して会ってくれたことへのお礼、などお礼の内容は多岐にわたります。

ビジネスでは「してもらった」ことについてはもちろですが、「させてもらった」という目線でのお礼も必要です。

いずれの内容にしても、社外の人へ送るお礼メールのポイントは以下の通りです。

ポイント
①何についてのお礼メールなのか
②相手の行いによって自分がどんな風に嬉しかったのか
③今後についての一文

今回は「取引先が商談に応じてくれたことへのお礼」を例に例文をご紹介します。

株式会社○○ ○○部御中
○○課 ○○様

いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の○○でございます。

本日はお忙しい中、弊社からのご提案のためにお時間を割いていただき誠にありがとうございました。
ご提案に対しての、積極的なご質問やご意見にも重ねて御礼申し上げます。

今回○○様よりいただいたご意見を元に、弊社内でも協議を重ね、少しでもご要望にお応えできるよう善処させていただきます。
お取引先様からのご意見はどれも貴重なものばかりですが、○○様にいただいたご意見には弊社一同特に共感いたしました。

これより社内にて再度検討を重ねて参りますので、もしも○○様に追加のご要望等ございましたらご遠慮なくお申し付けいただく存じます。

それではまた、こちらよりご連絡させていただきますので、引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

社内へのお礼メール

社内の人へ宛てたお礼メールは、取引先などに送るお礼メールほど気を使う必要はありません。しかし、ビジネスマナーでは「同僚や部下に宛てたメールや手紙でも丁寧な言葉を使う」とされています。

フランクになりすぎないように注意をしましょう。もちろん、宛先に上司も含まれている場合はさらに意識をして書くようにしてください。

社内へのお礼メールのポイントは以下の通りです。

ポイント
①フランクになりすぎない
②業務中メールについてのお詫び
③何についてのお礼かを具体的に伝える
④今後についての一文

以下では「自分が所属する課から出産祝いをもらった場合のお礼」を例にお礼メールの例文をご紹介します。

○○課各位

おつかれさまです、○○です。
業務中に失礼いたします。

昨日は、私の子供へ出産のお祝いをいただき誠にありがとうございました。
お陰さまで、母子ともに健康で、とても元気な女の子が誕生いたしました。

私事で皆様へはさまざまなご迷惑をおかけしたにもかかわらず、
娘の誕生を祝っていただき、心より感謝申し上げます。

これからは皆様にご恩返しをするつもりで、一層仕事に励んで参りますので、
何卒ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

取り急ぎ、お礼をお伝えしたくメールでは失礼かと存じますがご容赦ください。
ありがとうございました。