【これは失礼?】面接のお礼メールの例文(お礼状)

面接のお礼メールは逆効果?

就活や転職の面接を受けた後に送る「面接のお礼メール」は心証を良くするためにも送る人が多いと言われています。しかし、一部では「お礼メールは逆効果なのではないか」という意見もあるようです。

お礼メールを逆効果と言う人の考え方は「忙しく仕事をしている企業側にとっては迷惑だろう」「心証を良くしようとしていることが見え見えでかえって印象が良くない」というもののようですが、果たして本当にそうなのでしょうか。

面接のお礼メールは必要

面接のお礼メールは「必要」です。確かに企業では日々多くの業務を行っているので、面接を担当した人も忙しくしているでしょう。しかし、応募者からの丁寧なお礼メールが届いて「迷惑」と感じることはほぼありません。

結論
その企業に採用してもらいたい、という気持ちを強く持っているのであれば、ぜひ面接のお礼メールを送るべきです。

心証が良くなるかどうかは内容による

お礼メールが不要という意見にあるように、中には「心証を良くしようという気持ちが見え見えのメール」もあるでしょう。

しかし「面接では緊張してしまったが改めてお礼を伝えたい」「面接を受けて、今までよりももっとその企業への思いが強くなった」など、メールを送る側に明確な伝えたい気持ちがあれば、わざとらしいメールにはならないはずです。

お礼メールは新卒でも転職でも必要

お礼メールは新卒はもちろん必要ですが、転職でも必要です。転職は新卒と違い、すでに社会人としての経験を積んでいます。その分企業側が社会性を期待している部分が大きく、マナーを守って当たり前と思われているということを知っておきましょう。

社会人マナーとして、お礼・お詫びはきちんと文章で相手に伝えるということを知っている、つまり「社会人としての常識がある人」と認めてもらうためにもお礼メールは必要です。

面接のお礼メールの例文(お礼状)

就職活動で面接を受けた場合、その印象が薄れない内に、面接担当者の方へのお礼メール(またはお礼状)を送ります

礼状は早いに越したことはありませんので、担当者のメールアドレスが記載された名刺をいただけた場合は、なるべくその日の内にメールします。

メールアドレスが分からない場合で、面接結果の連絡までに日数がある場合は、ハガキや手紙のお礼状として、翌日には投函することがおすすめです。

お礼メールのタイトルは「採用面接のお礼」

お礼メールを送る場合のタイトルは、一目見て「応募者からのお礼メールであることがわかるもの」にしてください。「面接採用のお礼」など、見ただけで「応募者からのお礼メールだな」とわかるものがおすすめです。

企業で働く人は毎日多くのメールを読んでいます。そのため急ぎの用件でないメールは、後で落ち着いたときに読みたいものです。

タイトルが「○○様」または「面接の件」など、メールを開いてみなければどんな内容かわからないタイトルをつけると、開封のまま中身を良く読まずに放置してしまうことがあります。
また、忙しいときに内容がわからないタイトルのメールを送ってきた人、という良くない印象として記憶に残ってしまうこともあるようです。

面接官の名前を忘れた場合は「採用ご担当者様」

メールを送ろうとしたときに、面接をしてくれた担当者の名前が思い出せないということもあります。その場合は「採用ご担当者様」とすれば問題ありません。

敢えて「名前を失念してしまい、申し訳ありません」などのお詫びを添える方もいるようですが、それは相手にとっては気持ちの良いことではありませんので、伝える必要がないお詫びです。

面接官が複数いた場合も「採用ご担当者様」

採用面接をしてくれた面接官が複数名いた、という場合も「採用ご担当者様」で問題ありません。

もしも、複数名いた面接官のひとり一人から名刺をもらっているという場合は、できればそれぞれに「○○様」と名前を添えてメールを送った方が良いでしょう。

面接のお礼メール文例

株式会社□□□ 人事部□□課 御中
ご担当 ○○様

お忙しいところ失礼いたします。私は本日○時より採用面接を行っていただきました○○××(フルネーム)と申します。本日はご多忙のなか面接の機会を賜り誠にありがとうございました。

○○様のお話を伺い、貴社が業界1位を走り続けられる理由や、数々の新製品を生み出すことができる理由を理解することができました。本日の面接によって、私の貴社で働きたいという思いは一層強くなったと感じております。

貴社のお役に立てるよう、面接で伺った○○の勉強をしながら次回のご連絡を心待ちにさせていただきたく存じます。

取り急ぎ、お礼をお伝えしたく失礼ながらメールにてご連絡させていただきました。ご多忙と存じますのでご返信には及びません。末筆ながら貴社の益々のご繁栄と、○○様のご多幸をお祈り申し上げます。

□□大学 政経学部 経済学科
3年 ○ ○ ○ ○

署名は必ず添える

メールの本文では自分の名前しか書きません。そのため署名欄はきちんと整えておきましょう。

○○大学 ○○学部
○○××(フルネーム)
メールアドレス
電話番号
住所

この4つの項目は満たすようにしてください。

また、名前の読み方が難しい場合は名前の横に()をつけて読み仮名も書いておきましょう。

電話番号は、採用担当者が必要なことを確認する場合にメールを見て電話をすることもあるので、携帯電話などいつでも連絡がつきやすい番号を書きます。住所も郵便番号から省略することなく書いておいてください。

署名欄には☆などの飾りはつけず、—などシンプルな装飾にすることもおすすめします。

「返信不要」という言葉は使わない

例文の中にあるように、相手を気遣って「返信は不要です」という旨を伝える場合は「ご返信には及びません」という言葉を使います。たまに文章の最後に「返信不要」とだけ書く人もいるようですが、不躾で強く押しつける印象を持たれやすくなるので注意してください。

「返信不要」という書き方は、上の人から下の人への配慮で使う言葉です。面接のお礼では、こちらが下で相手が上ですので、丁寧な言葉として「ご返信には及びません」という言い方を選びます。

ちなみに「及びません」とは「結構です」と同じ意味です。「結構です」よりも印象がやわらかく、相手の行動をやんわりと差し止める印象となります。