反省文の例文と書き方(社会人・会社・ビジネス)その2

反省文の例文と書き方(社会人・会社・ビジネス)その2

反省文は、業務上のトラブルや不始末に関して、その報告と反省・謝罪を文書にして上司に提出するためのものです。

前掲「反省文の例文と書き方(会社・ビジネス)」でも書きましたように、業務上の事故・失敗・不成功などの場合は、始末書という形式をとることが通例であり、就業規則違反や不行状などでも始末書の提出が求められる場合があります。

いずれの場合も、始末書は企業や事業所のトップに宛てて書くものです。一方、反省文は、トラブルや不始末がさほど重大または深刻なことではない場合や本人の一身上の問題であるときなど、直属上司や部門長に宛てて書き、上層部の目には触れないものが一般的と思われます。

反省文の内容は始末書に準じたものとし、トラブルや不始末を具体的に説明し、次にその原因を説明、最後に再発防止のための対策や心構えを書きます。

注意
ただし、始末書のようにトラブルや不始末の説明を詳細に書く必要はなく、原因の分析・究明か、再び過ちを犯さないための対策・心構え等に重点を置いて書くべきでしょう。

反省文の意味

社会人が書く反省文は、会社の規律に違反をした場合に書くことになるものです。社則違反をしたときに、上司から自己の反省の気持ちを文書にすることを指示されます。これが反省文です。

反省文を書く意味は、上司に許しを請うためのものではありません。反省文は、自己の行いや考え方を改めるためのものです。自分の行いを改めるためには、自分がどのようなことをして、周囲にどのような心配・迷惑をかけたのかをきちんと認識する必要があります。そのための作業が「反省文を書く」という行為です。

自分がしたことを客観的に振り返る

反省文を書くときは、自分がしたことを客観的に振り返りましょう。自分を自分としてでなく、自分を見ている他人として状況を振り返れば、自分の何が間違っていたのかがわかりやすくなります。

自分を自分として振り返るだけだと、自分の都合や心情を加味してしまい、つい言い訳めいた文章になってしまいがちです。

客観的に見た自分と、校則や常識といった現実を照らし合わせ、自分が何を反省するべきかがわかったら、そのことをそのまま文章にしましょう。

反省文は謝るためだけのものではない

社会人の場合でも、初めて反省文を書くという人は多いかもしれません。そのため反省文に謝罪の言葉を並べてしまいがちです。

しかし、反省文は謝罪文ではありません。闇雲に詫びるのではなく、自分が何をして、そのことについてどのように反省しているのか、ということがメインとなるように意識しましょう。

基本的には「事実」「反省」「今後はどのようにするのか」という順番で書き、謝罪は文末に一度入れる程度で構いません。

反省文の書き方

反省文はただ漫然と長く書けば良いというのもではありません。適切な構成で簡潔に書くことで、反省の気持ちを伝えやすくなりますし、自分が今後どのように改善をするかということも伝えやすくなります。

文頭には事実を書く

まず、反省文の文頭には事実を書きます。

社則違反による反省文を書く場合は「○月○日、私〇〇× ×は、○○課長より資料の取り扱いについて注意を受けました」など、実際に起ったことを書きましょう。

これは今から書く反省文が、何について書かれているのかということを示す、大切な一文です。起承転結で言えば起の部分となりますので、主観を入れずあくまでも事実を書くようにしてください。

自分が犯した失敗を具体的に書く

次に、自分が犯した失敗について書きます。

「機密書類はセキュリティソフトを使ってパソコン内に保存することが義務づけられていますが、私はデスクトップに貼り付けたままにしていました」などでしょう。自分が何について反省をしなければならないのかということを明確にしてください。

もしも複数の失敗を犯している場合は、省略せずそれら全てについて触れます

「機密書類をデスクトップに貼り付けたままにしただけでなく、パスワードの設定もしていませんでした」など、自分が犯した失敗すべてに触れてください。

失敗をした理由について書く

次に、反省文を書くに書くことになった理由について書きます。

「短期間なら良いだろう、と自分に都合の良い解釈をしていました」などです。

この時に、注意をしたいのは「言い訳がましくならないこと」です。例えば「みんなやっているので良いと思った」「セキュリティソフトの扱いが難しく」など他人や環境のせいにすることは控えましょう。

何かのせいにするような書き方をすると、また同じ失敗を繰り返すだろうと思われやすくなります。あくまでも自分がなぜそのように最終的な決断をして、注意をされるようなことをしてしまったのか、という部分について書くことが大切です。

今後の対策を宣言する

反省文には、反省だけではなく、今後どのようにするのかという対策も書かなくてはいけません。対策がなければ、また同じことを繰り返すだろうと思われることになります。

「今回課長から注意を受けたことで、自分がどれだけセキュリティ意識の低い人間であるかがわかりました。大きなセキュリティ事故を起こさないよう、今後機密書類はすべて規定のセキュリティソフトを使用します。」などでしょう。

この時に注意をしたいのは「○○するようにしたいと思っています」などの、やんわりとした対策ではなく「〇〇します」「× ×はしません」と、言い切りの形で宣言をすることです。

最後はお詫びの言葉で締める

反省文の最後は、改めてお詫びの言葉で締めます。

たとえば「このたびはセキュリティ違反を犯してしまい大変申し訳ございませんでした」「今後は同様のことがないよう気を引き締めて業務に取り組みます」などでしょう。

この時に注意すべきことは「すみませんでした」「ごめんなさい」など、軽めの謝罪をしないことです。反省文はカジュアルな文章ではないので「申し訳ございません」などフォーマルな言葉を使うよう意識してください。

反省文を書くときの注意点

反省文は書くときにいくつかの注意点があります。反省文はただ書いて完成させるだけでは不十分です。反省文に何を書くのかということと平行して、その他の注意点についても確認しておきましょう。

反省文は自分の言葉で書く

反省文は自分の言葉で書かれていることが重要です。

文章の上手い下手や言葉遣いの良し悪しの問題ではありませんので、すべて自分の言葉で書きましょう。どのように書けば良いかがまったくわからない、という場合は例文などを参考にしますが、その場合も丸写しではなく自分の言葉に変換して書いてください。

文章の上手さよりも、丁寧に書くことや、句読点を正しく打つなど、読む人が少しでも読みやすい文章にするよう心がけましょう。

反省文は手書きがおすすめ

社会人になると、反省文をパソコンで作成することが多くなります。それは反省文が手書きでなくてはならないという決まりがないからです。しかし、基本的には反省文は手書きです。

普段字を書き慣れていない人にとっては、手書きで反省文を書くということが辛く感じるかもしれませんし、上手く書けないかもしれません。しかし、反省文は文章の美しさを見るためのものではなく、自分の気持ちが入っていることが重要です。

上手くはない文字であっても、丁寧に書くことを心がけた手書きで書くことをおすすめします。

反省文は即日提出することが基本

反省文を書くよう指示をされた場合、提出期限を確認しましょう。その上で、提出期限よりできるだけ前倒しして提出することをおすすめします。

反省文は先に解説したように、自分がしたことを客観的に見て書く必要があります。時間が経過すれば、自分の記憶や感覚が曖昧となり何をどのように反省するべきかがわからなくなりやすいものです。

また、早く提出することによって、反省文に書いた以上の反省の気持ちを表すこともできます。基本的には反省文を提出するよう指示を受けた当日中に、提出できるようにしましょう。

【反省文の例文】

平成25年9月2日

衣料服飾雑貨2課 橋本課長

商品管理 内藤かなこ

在庫商品汚損の反省文

 私は、在庫商品を輸送用パッケージのままバックヤードの床面に直置きし、一昼夜放置したため、床の結露による商品の汚損を招きました。ここに深く反省し、お詫び申し上げます。
当該商品は午前の便で入荷しましたが、衣料品倉庫の整理が遅れていたため、入荷個数を確認の後、一部をバックヤードに留め置きましたところ、アルバイトスタッフへの入庫の指示を出し忘れたため、そのまま一昼夜放置することとなった次第です。
倉庫内での在庫数の確認を怠ったことと、屋内でも結露によって商品パッケージに浸水し汚損する可能性があることに気付かなかったことを、深く反省しております。今後は、入荷商品の安全な一時保管の方法に十分注意を払い、スタッフへの指示と在庫確認の徹底にも心掛けてまいります。この度の不始末、重ねてお詫び申し上げます。

以上