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反省文の例文と書き方（社会人・会社・ビジネス）その２
反省文は、業務上のトラブルや不始末に関して、その報告と反省・謝罪を文書にして上司に提出するためのものです。
いずれの場合も、始末書は企業や事業所のトップに宛てて書くものです。一方、反省文は、トラブルや不始末がさほど重大または深刻なことではない場合や本人の一身上の問題であるときなど、直属上司や部門長に宛てて書き、上層部の目には触れないものが一般的と思われます。
反省文の内容は始末書に準じたものとし、トラブルや不始末を具体的に説明し、次にその原因を説明、最後に再発防止のための対策や心構えを書きます。
反省文の意味
社会人が書く反省文は、会社の規律に違反をした場合に書くことになるものです。社則違反をしたときに、上司から自己の反省の気持ちを文書にすることを指示されます。これが反省文です。
反省文を書く意味は、上司に許しを請うためのものではありません。反省文は、自己の行いや考え方を改めるためのものです。自分の行いを改めるためには、自分がどのようなことをして、周囲にどのような心配・迷惑をかけたのかをきちんと認識する必要があります。そのための作業が「反省文を書く」という行為です。
自分がしたことを客観的に振り返る
反省文を書くときは、自分がしたことを客観的に振り返りましょう。自分を自分としてでなく、自分を見ている他人として状況を振り返れば、自分の何が間違っていたのかがわかりやすくなります。
客観的に見た自分と、校則や常識といった現実を照らし合わせ、自分が何を反省するべきかがわかったら、そのことをそのまま文章にしましょう。
反省文は謝るためだけのものではない
社会人の場合でも、初めて反省文を書くという人は多いかもしれません。そのため反省文に謝罪の言葉を並べてしまいがちです。
しかし、反省文は謝罪文ではありません。闇雲に詫びるのではなく、自分が何をして、そのことについてどのように反省しているのか、ということがメインとなるように意識しましょう。
反省文の書き方
反省文はただ漫然と長く書けば良いというのもではありません。適切な構成で簡潔に書くことで、反省の気持ちを伝えやすくなりますし、自分が今後どのように改善をするかということも伝えやすくなります。
文頭には事実を書く
まず、反省文の文頭には事実を書きます。
これは今から書く反省文が、何について書かれているのかということを示す、大切な一文です。起承転結で言えば起の部分となりますので、主観を入れずあくまでも事実を書くようにしてください。
自分が犯した失敗を具体的に書く
次に、自分が犯した失敗について書きます。
もしも複数の失敗を犯している場合は、省略せずそれら全てについて触れます。
「機密書類をデスクトップに貼り付けたままにしただけでなく、パスワードの設定もしていませんでした」など、自分が犯した失敗すべてに触れてください。
失敗をした理由について書く
次に、反省文を書くに書くことになった理由について書きます。
この時に、注意をしたいのは「言い訳がましくならないこと」です。例えば「みんなやっているので良いと思った」「セキュリティソフトの扱いが難しく」など他人や環境のせいにすることは控えましょう。
何かのせいにするような書き方をすると、また同じ失敗を繰り返すだろうと思われやすくなります。あくまでも自分がなぜそのように最終的な決断をして、注意をされるようなことをしてしまったのか、という部分について書くことが大切です。
今後の対策を宣言する
反省文には、反省だけではなく、今後どのようにするのかという対策も書かなくてはいけません。対策がなければ、また同じことを繰り返すだろうと思われることになります。
この時に注意をしたいのは「○○するようにしたいと思っています」などの、やんわりとした対策ではなく「〇〇します」「× ×はしません」と、言い切りの形で宣言をすることです。
最後はお詫びの言葉で締める
反省文の最後は、改めてお詫びの言葉で締めます。
この時に注意すべきことは「すみませんでした」「ごめんなさい」など、軽めの謝罪をしないことです。反省文はカジュアルな文章ではないので「申し訳ございません」などフォーマルな言葉を使うよう意識してください。
反省文を書くときの注意点
反省文は書くときにいくつかの注意点があります。反省文はただ書いて完成させるだけでは不十分です。反省文に何を書くのかということと平行して、その他の注意点についても確認しておきましょう。
反省文は自分の言葉で書く
反省文は自分の言葉で書かれていることが重要です。
文章の上手い下手や言葉遣いの良し悪しの問題ではありませんので、すべて自分の言葉で書きましょう。どのように書けば良いかがまったくわからない、という場合は例文などを参考にしますが、その場合も丸写しではなく自分の言葉に変換して書いてください。
反省文は手書きがおすすめ
社会人になると、反省文をパソコンで作成することが多くなります。それは反省文が手書きでなくてはならないという決まりがないからです。しかし、基本的には反省文は手書きです。
上手くはない文字であっても、丁寧に書くことを心がけた手書きで書くことをおすすめします。
反省文は即日提出することが基本
反省文を書くよう指示をされた場合、提出期限を確認しましょう。その上で、提出期限よりできるだけ前倒しして提出することをおすすめします。
反省文は先に解説したように、自分がしたことを客観的に見て書く必要があります。時間が経過すれば、自分の記憶や感覚が曖昧となり何をどのように反省するべきかがわからなくなりやすいものです。
【反省文の例文】
平成25年9月2日
衣料服飾雑貨2課 橋本課長
商品管理 内藤かなこ
在庫商品汚損の反省文
私は、在庫商品を輸送用パッケージのままバックヤードの床面に直置きし、一昼夜放置したため、床の結露による商品の汚損を招きました。ここに深く反省し、お詫び申し上げます。
当該商品は午前の便で入荷しましたが、衣料品倉庫の整理が遅れていたため、入荷個数を確認の後、一部をバックヤードに留め置きましたところ、アルバイトスタッフへの入庫の指示を出し忘れたため、そのまま一昼夜放置することとなった次第です。
倉庫内での在庫数の確認を怠ったことと、屋内でも結露によって商品パッケージに浸水し汚損する可能性があることに気付かなかったことを、深く反省しております。今後は、入荷商品の安全な一時保管の方法に十分注意を払い、スタッフへの指示と在庫確認の徹底にも心掛けてまいります。この度の不始末、重ねてお詫び申し上げます。
以上
令和3年3月3日
営業部営業2課 佐藤課長
営業部営業2課 田中一郎
業務開始時間遅刻の反省文
私は令和3年3月1日から3月3日の3日間、寝坊を理由とした遅刻をいたしました。業務開始時間に間に合うよう出勤ができなかったことについて深くお詫びを申し上げます。
3月1日の出勤時間が、定時の9時を過ぎた9時5分であった時に、佐藤課長より体調不良ではないかとお気遣いいただきましたが、実際は前日の夜に深夜までテレビを見ていたためでした。
同じ失敗はできないと、3/1の夜は早く寝ようとしておりましたが、友人からの誘いを断り切れず食事に行って深酒をしてしまいました。その結果、3/2は9時30分を過ぎての出社となりました。
昨夜は翌日の寝坊を懸念するあまりに寝付けず、また寝坊をして9時15分出社となりました。
元はと言えば、私が3月1日の夜に、翌日が仕事であるにもかかわらず夜更かしをしたことが原因です。
今後は、翌日が仕事の夜は遅くても12時には就寝することにいたします。
寝坊をして始業時間に間に合わない、など社会人としてあるまじき醜態であると自覚しております。
課内の士気を下げる行為であることも理解いたしております。
当然のことではありますが、今後同様のことがないよう自己管理を徹底して参ります。
このたびは、誠に申し訳ございませんでした。
以上
