目次
不採用通知の送り方
まずは、選考の結果、不採用となった方への通知の仕方について解説します。
不採用通知はメールでも郵送でも良い
不採用通知は、応募者へ不採用である旨を伝えることが目的です。そのため、通知方法は特に問われず、メールでも文書の郵送でも問題ありません。
ただし、事前に応募者へ伝えている連絡方法がある場合は、その方法で不採用の通知を行います。
不採用通知を電話で行うことはほとんどない
採用通知であれば、電話で行い今後の流れについてそのまま話すこともありますが、不採用通知を電話で行うということはほぼありません。
現代では、企業・応募者共に、不採用となった企業・応募者に時間や電話料金をかけるのは効率的ではない、という考えによるものだと言われています。
不採用通知に必要な項目とマナー
次に、不採用通知には何をどのように書けば良いのか確認しておきましょう。
「挨拶・頭語」簡潔なものを選ぶ
まず、メールや手紙の冒頭では「挨拶」「頭語」が必要です。
【メール】
いつも大変お世話になっております。○○株式会社 人事課の田中でございます
【手紙】
拝啓 謹啓
「応募に対するお礼」本文の最初に書く
本文の最初には「応募をしてくれたことへのお礼」を書きます。
【メール・手紙】
この度は、数多くの企業の中から弊社の募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。また、必要書類もご送付いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
企業として、応募者へ応募してくれたことへのお礼を伝えます。これは決まり文句のひとつではありますが、必ず必要な一文です。
「不採用となったことの報告」一行空けて書く
次に、本題である「不採用となったこと」を報告します。この部分は、相手に見落として欲しくない部分なので、前後一行空けて書くようにしましょう。
【メール・手紙】
厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に添えかねる結果となりましたことをお伝えいたします。
この不採用を伝える部分も、ある程度決まったフレーズが使われます。
「返送物についての案内」必要に応じて書く
応募者から提出されたもので、不採用の場合に返す約束をしているものがあれば、その返却方法等について記載します。
【メール・手紙】
尚、ご送付いただきました作品は別途宅配便にてご自宅へご返却いたします。
ご送付いただいた応募書類を同封いたしましたので、ご査収ください。
また、履歴書等の応募書類につきましては、ご応募の際にお伝えしたとおりご返却いたしかねますためご容赦ください。
返送書類を同封する場合も同様です。
「結びの挨拶」活躍を祈るものが主流
次に、「結びの挨拶」です。結びの挨拶は相手の健康やこれからの活躍を祈るものが無難です。
【メール・手紙】
末筆ではございますが、○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます
末筆ではございますが、季節柄どうかご自愛ください
「結語・社名」社印を押す
最後は「結語」と社名・部署名（担当者名）です。
【メール】
株式会社○○ 人事部人事課 田中一郎
【手紙】
敬具 株式会社○○ 人事部人事課 田中一郎
謹啓 株式会社○○ 人事部人事課 田中一郎
手紙であれば、最後に社印を押して不採用通知の完成となります。
不採用通知の例文
【メール】
タイトル：【鈴木次郎様】選考結果のご連絡 株式会社○○
鈴木次郎様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○ 人事部人事課の田中一郎でございます。
この度は、数ある企業の中から弊社の募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。また、必要書類もご送付いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に添えかねる結果となりましたことをお伝えいたします。
この度の募集では、多くのご応募をいただき、弊社としても苦慮した上での結果でございます。メールにて大変失礼とは存じますが、何卒ご了承くださいますよう宜しくお願い致します。
末筆ではございますが、○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。
株式会社○○ 人事部人事課 田中一郎
【手紙】
令和○年○月○日
鈴木次郎様
選考結果のご通知
拝啓
この度は、数多くの企業の中から弊社の募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。また、必要書類もご送付いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に添えかねる結果となりましたことをお伝えいたします。
ご送付いただいた応募書類を同封いたしましたので、ご査収ください。
末筆ではございますが、○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。
敬具
株式会社○○ 人事部人事課 田中一郎
