【これは失礼?】飲み会の誘いの断り方例文(上司・取引先・目上の人)

飲み会の誘いの断り方例文(上司・取引先・目上の人)

断りの理由を書く必要がない相手や、理由を書けないときには、「都合により」として謝罪の言葉を添えておけば良いでしょう。

飲み会を断るタイミングと手段

飲み会によっては、参加する人数に合ったお店を予約したり、席を用意したりすることがあります。そのため、もっとも困るのが「行けたら行きます」という返事です。

飲み会に行けない、行きたくないと思っているのであれば、きちんと先方にお断りの連絡をするようにしましょう。

飲み会を断るなら早く伝える

飲み会の出席を断る場合は、少しでも早く欠席の意向を先方に伝えてください。

電話やメールで日時の連絡が来たら、すぐにお断りの連絡をした方が後々の印象も悪くなりません。

また、欠席の連絡が遅くなるほど、こちらも欠席の旨を伝えにくくなります。お互いのために、一刻も早い欠席連絡をするようにしましょう。

飲み会の欠席は基本的には対面か電話で伝える

飲み会欠席の意向は、できれば電話や口頭で直接伝えましょう。メールなどを使うと、先方がメールを確認していなかった場合、大きな行き違いが生じてしまいます。

少し言いにくいと感じても、これ以上の迷惑をかけないようきちんと直接伝えるようにしてください。

飲み会欠席の伝え方

飲み会の欠席を伝えるときは、いくつか意識しておいた方が良いことがあります。以下のことを注意した上で欠席の連絡をするようにしましょう。

先方が忙しい時間を避けて声を掛ける・電話をする

まず上司に声を掛けたり、取引先に電話をかける時間帯は、先方が忙しい時間を避けるようにしましょう。直接声をかける場合は、状況を良く確認し、上司が飲み会についての話ができそうなタイミングを見計らいます。

取引先から飲み会に誘われている場合は、先方が比較的余裕のある時間帯を狙って電話をしましょう。

一般企業や店舗では始業直後~昼にかけては何かと忙しくしています。ランチ営業をしている飲食店でれば、昼も忙しくしているはずです。

通常はお昼休み直後、飲食店ならランチタイム終わりなどが少し余裕のある時間と考えることができます。

電話のマナーを守る

取引先飲み会の欠席について電話をするときは、電話の基本的なマナーを守るようにしましょう。

最初は「お忙しいところ申し訳ございません。○○商事の○○でございます、いつも大変お世話になっております。先ほどご連絡をいただきました、食事会についてご連絡いたしました」

このように電話口で名乗り、用件の概要を伝えます。

その後「大変申し訳ございませんが、その日はあいにく先約がございまして」などと断るようにしてください。

相手が不在の時は伝言した上で再度電話をする

取引先に電話が繋がれば、飲み会に誘ってくれた担当者に電話を繋いでもらいます。

もしも担当者が不在であれば、電話口の人に「いつもお世話になっております、○○商事の○○でございます。実は先ほど御社の○○部長より食事会のお誘いをお受けいたしました。その件でお伝えしたいことがありご連絡しましたが、また改めさせていただきます」など、担当者に宛てて改めて電話をする旨を伝えましょう。

もしくは飲み会欠席の旨をメールで送信し「○○部長へメールを送らせていただきましたので、読んでいただきますようお伝え願えますでしょうか」などの伝言を依頼しても良いでしょう。

採用の辞退は理由を添える

上司や取引先との飲み会は、仕事や今後の関係に影響することがあります。そのため、業務時間外のことであってもあまり無下に断らない方が良いでしょう。

「ぜひご一緒したかったのですが」「どうにかして参加できないか調整してみたのですが」など、行きたかったけれどどうしても行けないという旨を伝えるよう努力してください。

「また次回ぜひお声掛けください」「次回は何としてでも参加させていただきます」など、次回についての言葉を添えると、印象が良くなるかもしれません。

欠席の理由について詳細を話す必要はない

たとえば「何の用事で来られないの?」「先約って誰?」など、欠席の理由を深く聞かれても答える義務はありません。

特に家庭の事情や学校の都合で辞退をする場合は「申し訳ございません、こちらの事情でございます。」などと答えて終話に向かいましょう。

反対に、言わなければならないことを言わないのはマナー違反です。ただ「欠席します」だけでは失礼にあたります。簡単な言い方でも良いので「家庭の事情により」「仕事の授業の都合により」「一身上の都合により」など、おおまかな理由は伝えてください。

今後も飲み会に参加するつもりがなくてもそのことは伝えない

飲み会自体が苦手であったり、業務時間外の誘いに応えるつもりがない場合も「その日は都合が悪く」など、その都度断るようにした方が良いでしょう。

日本には飲み会文化が深く根付いています。それに参加しないことはいけないことではありません。しかし、年配の上司や取引先の人へその旨を伝えてしまうと、コミュニケーション方法が絶たれたような感覚に陥るようです。

毎回飲み会を断るのは心理的なプレッシャーかもしれませんが、常識的なスパンで開催される飲み会であれば、都度理由をつけて断った方が相手にとっては良いでしょう。

何度か断っている内に、飲み会に参加しないタイプの人だと判断して、以降声を掛けて来なくなる可能性もあります。

【飲み会のお断りメール例文① 親しい目上の人の場合】

申し訳ありません。折角のお誘いですが、今回は都合により参加できません。また次の機会によろしくお願いします。

しかし、理由も書かずに断ることが失礼と思えるときには、方便として納得してもらえる理由を簡単に書いておきましょう。

【飲み会のお断りメール例文② 上司・得意先の場合】

飲み会のお誘い、誠にありがとうございます。大変残念ではございますが、当日はどうしても外せない用事がございますので辞退させてください。次回はぜひ参加させていただきますので、またのお誘いを心待ちにしております。


本心では飲み会に参加したくないと思っていても、社交辞令として「また次の機会に」と期待感の含みを持たせておくのが、ビジネスレターでは一般的です。

しかし、特に取引先に対する場合、相手との距離を取ることも必要なことがあります。

飲み会で親睦をはかるような付き合いをしたくない相手に対しては、「また次の機会に」といった社交辞令をあえて書かない方が良いでしょう。

【飲み会のお断りメール例文③ 取引先の場合】

お声を掛けていただきまして、誠にありがとうございます。折角ではございますが、当日は都合により出席することが叶いません。失礼の段、何卒ご容赦ください。