目次
反省文の例文と書き方（業務ミス／ビジネス・社会人）
業務ミスの反省文は、次の要領で書きましょう。
- ①業務ミスの事実
- ②業務ミスの原因
- ③業務ミスの防止対策
以上の内容のほかに、反省の気持ちを表現するための謝罪の言葉を必ず添えましょう。反省文ですから、謝罪の言葉を何度繰り返しても構いません。
反省文の意味
社会人が書く反省文は、会社の規律に違反をした場合や、業務上のミスをおかした場合に書くことになるものです。
反省文を書く意味は、上司に許しを請うためのものではありません。反省文は、自己の行いや考え方を改めるためのものです。自分の行いを改めるためには、自分がどのようなことをして、周囲にどのような心配・迷惑をかけたのかをきちんと認識する必要があります。そのための作業が「反省文を書く」という行為です。
自分がしたことを客観的に振り返る
反省文を書くときは、自分がしたことを客観的に振り返りましょう。自分を自分としてでなく、自分を見ている他人として状況を振り返れば、自分の何が間違っていたのかがわかりやすくなります。
客観的に見た自分と、社則や常識といった現実を照らし合わせ、自分が何を反省するべきかがわかったら、そのことをそのまま文章にしましょう。
反省文は謝るためだけのものではない
社会人の場合でも、初めて反省文を書くという人は多いかもしれません。そのため反省文に謝罪の言葉を並べてしまいがちです。
しかし、反省文は謝罪文ではありません。闇雲に詫びるのではなく、自分が何をして、そのことについてどのように反省しているのか、ということがメインとなるように意識しましょう。
反省文の書き方
反省文はただ漫然と長く書けば良いというのもではありません。適切な構成で簡潔に書くことで、反省の気持ちを伝えやすくなりますし、自分が今後どのように改善をするかということも伝えやすくなります。
文頭には事実を書く
まず、反省文の文頭には事実を書きます。
これは今から書く反省文が、何について書かれているのかということを示す、大切な一文です。起承転結で言えば起の部分となりますので、主観を入れずあくまでも事実を書くようにしてください。
自分が犯した失敗を具体的に書く
次に、自分が犯した失敗について書きます。
もしも複数の失敗を犯している場合は、省略せずそれら全てについて触れます。
「発注数を誤っただけでなく、A社へ送付するはずのデータを誤ってB社へ送信してしまいました」など、自分が犯した失敗すべてに触れてください。
失敗をした理由について書く
次に、反省文を書くに書くことになった理由について書きます。
この時に、注意をしたいのは「言い訳がましくならないこと」です。例えば「流行っているので」「みんなやっているので良いと思った」など他人や環境のせいにすることは控えましょう。
何かのせいにするような書き方をすると、また同じ失敗を繰り返すだろうと思われやすくなります。あくまでも自分がなぜそのように最終的な決断をして、ミスを犯してしまったのか、という部分について書くことが大切です。
今後の対策を宣言する
反省文には、反省だけではなく、今後どのようにするのかという対策も書かなくてはいけません。対策がなければ、また同じことを繰り返すだろうと思われることになります。
この時に注意をしたいのは「○○するようにしたいと思っています」などの、やんわりとした対策ではなく「〇〇します」「× ×はしません」と、言い切りの形で宣言をすることです。
最後はお詫びの言葉で締める
反省文の最後は、改めてお詫びの言葉で締めます。
この時に注意すべきことは「すみませんでした」「ごめんなさい」など、軽めの謝罪をしないことです。反省文はカジュアルな文章ではないので「申し訳ございません」などフォーマルな言葉を使うよう意識してください。
反省文を書くときの注意点
反省文は書くときにいくつかの注意点があります。反省文はただ書いて完成させるだけでは不十分です。反省文に何を書くのかということと平行して、その他の注意点についても確認しておきましょう。
反省文は自分の言葉で書く
反省文は自分の言葉で書かれていることが重要です。
文章の上手い下手や言葉遣いの良し悪しの問題ではありませんので、すべて自分の言葉で書きましょう。どのように書けば良いかがまったくわからない、という場合は例文などを参考にしますが、その場合も丸写しではなく自分の言葉に変換して書いてください。
反省文は手書きがおすすめ
社会人になると、反省文をパソコンで作成することが多くなります。それは反省文が手書きでなくてはならないという決まりがないからです。しかし、基本的には反省文は手書きです。
上手くはない文字であっても、丁寧に書くことを心がけた手書きで書くことをおすすめします。
反省文は即日提出することが基本
反省文を書くよう指示をされた場合、提出期限を確認しましょう。その上で、提出期限よりできるだけ前倒しして提出することをおすすめします。
反省文は先に解説したように、自分がしたことを客観的に見て書く必要があります。時間が経過すれば、自分の記憶や感覚が曖昧となり何をどのように反省するべきかがわからなくなりやすいものです。
【発注ミスの反省文例文】
発注ミスの反省文
（※日付け、提出先の上司名（□□課□□課長など）、本人氏名を会社の標準書式に従って記入します。）
私は、納入業者に送付した地産商品の発注メールにおいて、一部商品の注文数で入力ミスを犯し、地元特産品コーナーに欠品を生じさせてしまいました。店長はじめ青果・SP企画スタッフの皆様に多大なご迷惑をお掛けしたことを深くお詫び致します。
この度の発注ミスは、青果の発注伝票に「12個パック」と明記されていながら、私の不注意で「6個パック」の商品コードを選択したために起こったものです。発注メールの作成後にひと通り入力データを確認しましたが、注文数にのみ注目し、商品コードの間違いとそれによって表示されている商品名が異なっていることに気付かなかったことが原因と思われます。
今後、このようなミスを二度と起こさないよう、すべての入力データの再確認を怠らないよう心掛けます。申し訳ありませんでした。
