目次
突然のメールの書き方と例文
まず、突然のメールの書き方を例文を交えて解説します。
本記事で解説する「突然のメール」とは、これまでメールを送ったことがなく、直接的なやり取りをすること自体が初めてである相手に送るメールのことです。
挨拶は「突然のメール失礼します」+名乗り
初めて接触をする相手へ送るメールには、挨拶で「初めてのメールである」ということと、「自分がどこの誰であるか」が伝わるようにします。
突然のメール失礼いたします。私は○○株式会社の田中一郎と申します。
初めてご連絡いたします。私は株式会社○○の田中一郎と申します。
メールを開いた相手は、メールを開いた時点で「どこの誰だか思い当たらない、自分が忘れている相手かもしれない」と懸念しています。その懸念を払拭できるような挨拶を心がけましょう。
突然のメールを送った経緯と理由
挨拶の後には、突然のメールを送った経緯と、その理由について伝えます。
先日、○○にて貴社の○○システムの存在を知りました。ぜひ○○システムについて詳しく伺いたく、ご連絡差し上げた次第でございます。
○○様と大学で同期だったという○○××さんから、貴社ならびに○○様のことを伺い、ご連絡させていただいております。
誰でも、「なぜ自分のことが知られたのか」という部分は非常に気になるものです。相手の不安を拭えるよう、具体的な経緯と理由を記載するように意識しましょう。
締めは「突然のお願いで恐れ入りますが～」
メールの用件を伝え終えたら、最後は締めの言葉です。締めでは「突然のお願いで恐れ入りますが」など、突然のメールに対応していただくことへの気遣いを言葉にしましょう。
以上でございます。突然のお願いで大変恐縮ではございますが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
本日は突然のメールにもかかわらず、最後までお目通しいただきありがとうございました。
メールは一方的に送信できるものなので、気遣いをしなければ、どうしても「勝手に送りつけて来た」という印象になりがちです。
突然のメールのビジネスマナー
件名には要件と名前
初めてメールをする相手には、タイトル部分で「誰からのどんなメールなのか」がわかるようにするのがマナーです。
貴社○○システムについて伺いたいことがございます。○○株式会社営業部 田中一郎
○○様にご紹介いただき、ご連絡しました。株式会社○○総務課 田中一郎
ビジネスマンは日々大量のメールをやり取りする人が多いため、タイトル部分で「誰からのどんなメールか」がわからなければ、読み飛ばしてしまうか、後回しにされてそのまま忘れられてしまうことがあります。
宛先や名前の表記は間違えない
次に、メールの宛先や相手の名前には間違いがないように十分注意が必要です。
メールの宛先を間違ってしまうと、最悪の場合は情報漏洩に繋がります。また、相手の名前や漢字の表記を間違ってしまうと、それだけでマイナスの印象となるため、送信前に何度も確認をしておきましょう。
一般的な名字であっても、必ず想像している漢字を使う名字とは限りません。思い込みで漢字をあてないように注意しましょう。
自分の情報をできる限り開示する
初めてやり取りをする相手に対しては、警戒する人が多いものです。できるだけ、自分の情報は開示するように意識した方が良いでしょう。
私は、○○株式会社の営業課に勤める、田中一郎（たなかいちろう）と申します。弊社では○○を取り扱っております。
弊社は○○の販売を行う、○○県の企業でございます。私は営業課の田中一郎（たなかいちろう）と申します。
このときに、自分が所属する企業が名前を知られた大きな企業であっても、どんな企業であるかを具体的に説明するのがマナーです。
初めてのメールで使えるフレーズ
次に、初めてのメールで使えるフレーズを項目ごとにご紹介します。
挨拶
初めてご連絡させていただきます
突然のご連絡、失礼いたします
初めてのメール、ご容赦ください
本文の入り方
本日は○○様へお願いしたいこと（お知らせしたいこと、など）があり、ご連絡いたしました
ご多用のところ、恐縮ではございますがお目通しいただけますと幸いです
今回は、○○を拝見しご連絡いたしました
○○の件でお願いしたいことがあり、失礼ながらメールにてご連絡いたしました
締め
以上でございます。何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます
最後までお読みいただきありがとうございました
○○様へもよろしくお伝えくださいませ
突然のメール例文
タイトル：貴社お取り扱い商品についてお伺いしたく存じます。【株式会社○○ 営業課 田中一郎】
突然のご連絡、大変失礼いたします。
私は、株式会社○○の営業課に勤めております。田中一郎と申します。弊社は○○を取り扱っている企業でございます。
先日のテレビ番組にて、貴社の「○○」という商品を拝見いたしました。
「○○」の画期的な機能と、洗練されたデザインに大変興味を持ち、今回ご連絡させていただいております。
つきましては、突然のお願いで大変不躾ではございますが、もしもよろしければ「○○」の現物を見せていただくことはできませんでしょうか。
一度手に取って「○○」を拝見し、ご迷惑でなければ今後のお取引についてお話させていただきたく考えております。
ご多用のところ、急なお願いで大変申し訳ございませんが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
最後までお目通しいただき、誠にありがとうございました。
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株式会社○○ 営業課
田中一郎（内線：0000）
〒000-0000
東京都墨田区墨田000-000
（03）000-0000
tanaka@~
